Mieterhöhung Excel - Kostenlose Vorlage

1. Tragen Sie im Blatt Mieterhöhungsprüfung die Objektdaten, die Wohnfläche und die aktuelle Kaltmiete ein.
2. Erfassen Sie die letzte Mieterhöhung und die Zielmiete aus dem Mietspiegel oder Ihrer Vergleichsprüfung.
3. Prüfen Sie im Blatt Mietspiegel & Rechtsgrenzen die hinterlegten Grenzen und Sätze.
4. Lesen Sie im Blatt Auswertung das Ergebnis je Einheit ab, inklusive zulässiger Obergrenze.
5. Nutzen Sie das Blatt Hinweise, um Ihre Unterlagen und die Begründung für die Mieterhöhung zu ergänzen.
6. Speichern Sie die Datei als Jahreskopie, damit Sie spätere Anpassungen sauber vergleichen können.

Diese Vorlage passt in den Alltag von privaten Vermietern mit einer einzelnen Eigentumswohnung genauso wie in eine kleine Mietverwaltung mit 3 bis 12 Einheiten. Typisch ist der Moment vor einer neuen Anpassung: Die letzte Mieterhöhung liegt 15 Monate zurück, die Kaltmiete steht noch auf 800 € und die Frage ist, ob 840 € oder 860 € noch sauber begründbar sind.

Auf dem Blatt Mieterhöhungsprüfung stehen die Spalten für Objekt-ID, Mietername, Wohnfläche, aktuelle Miete, letzte Erhöhung, Zielmiete pro m² und Ergebnis. Bild 1 macht genau diesen Aufbau sichtbar: eine breite Eingabetabelle mit 20 Spalten, damit Sie nicht zwischen mehreren Dateien springen müssen.

Wann die Prüfung im Alltag gebraucht wird

Der Bedarf entsteht meist vor dem Versand des Mieterhöhungsschreibens, nach einer neuen ortsüblichen Vergleichsmiete oder bei einer Anpassung nach Modernisierung. Auch Käufer von Bestandsimmobilien prüfen damit schnell, ob die Ist-Miete noch unter dem Markt liegt; bei 3 Wohnungen à 800 € Kaltmiete geht es sofort um 2.400 € Monatsmiete und die Frage, wie viel Spielraum realistisch bleibt.

Was die Tabelle dabei konkret leistet

Die Vorlage rechnet aus Wohnfläche und Zielmiete die zulässige Vergleichsmiete in Euro. Bei 70 m² und 11,50 € je m² ergibt sich 805,00 €; liegt die aktuelle Miete bei 760 €, sehen Sie sofort die Differenz von 45,00 €.

Für kleine Bestände ist das saubere Excel-Lösung statt Bauchgefühl. Wer 12 Einheiten verwaltet, spart mit einer einheitlichen Prüfung pro Objekt schnell 1 bis 2 Stunden pro Runde, weil die Eckdaten nicht jedes Mal neu zusammengesucht werden müssen.

Für die Prüfung sind vor allem § 558 BGB und die Kappungsgrenze wichtig. In vielen Gemeinden darf die Miete innerhalb von 3 Jahren höchstens um 20 % steigen, in angespannten Märkten nur um 15 %; die örtliche Verordnung entscheidet, welcher Wert gilt.

Die Vorlage nimmt Ihnen die Rechenarbeit ab: Aus 800 € aktueller Kaltmiete werden bei 15 % maximal 920,00 € und bei 20 % maximal 960,00 €. Damit sehen Sie sofort, ob eine geplante neue Miete von 950 € noch innerhalb der Grenze liegt oder nicht.

Vergleichsmiete und Mietspiegel richtig einordnen

Die zweite Hürde ist die ortsübliche Vergleichsmiete. Liegt der Mietspiegel für Ihre Wohnung bei 11,80 € je m² und die Wohnung hat 68 m², ergibt sich eine Vergleichsmiete von 802,40 €; eine geplante Miete von 840 € wäre dann rechnerisch höher und braucht eine saubere Prüfung der Begründung.

Ich halte es in der Praxis für richtig, zuerst die Kappungsgrenze zu prüfen und erst danach die Vergleichsmiete. Die Kappungsgrenze ist die harte Obergrenze, der Mietspiegel ist die zweite Kontrolle; wer beides vertauscht, landet schnell bei einer formal hübschen, aber inhaltlich unbrauchbaren Erhöhung.

Typische Zusatzregeln im Hintergrund

Bei Staffelmiete oder Indexmiete läuft die Logik anders, weil die Anpassung bereits vertraglich geregelt ist. Für klassische Erhöhungen nach Mietspiegel bleibt jedoch die Kombination aus 15/20-%-Grenze und Vergleichsmiete der relevante Prüfrahmen, den die Excel-Vorlage abbildet.

Der häufigste Fehler ist eine Erhöhung, die rechnerisch gut aussieht, aber die Kappungsgrenze überschreitet. Aus 700 € werden dann 840 € statt maximal 805,00 € bei 15 %; die Differenz von 35,00 € wirkt klein, führt aber im Streitfall oft zur vollständigen Korrektur des Schreibens.

Problematisch ist auch eine falsche Vergleichsmiete pro Quadratmeter. Wer bei 62 m² versehentlich 12,50 € statt 11,50 € ansetzt, kommt auf 775,00 € statt 713,00 €; das sind 62,00 € pro Monat oder 744,00 € im Jahr.

Was das in der Praxis kostet

Eine überhöhte Mieterhöhung kostet nicht nur Zeit, sondern erzeugt Rückfragen, Widerspruch und im Zweifel eine neue Berechnung. Wenn Sie für 8 Wohnungen je 20 Minuten nacharbeiten müssen, sind das bereits rund 2,5 Stunden, die Sie nur wegen einer fehlerhaften Erstprüfung verlieren.

Der zweite Klassiker ist die fehlende Dokumentation der letzten Erhöhung. Ohne saubere Historie prüfen Sie zwar eine neue Miete, können aber den zulässigen Abstand zur vorherigen Anpassung nicht sauber belegen; genau dafür stehen im Blatt die Felder für letzte Mieterhöhung und letzte Erhöhung in Prozent.

Meine klare fachliche Position

Ich würde die Prüfung immer mit einer festen Excel-Maske lösen und nicht mit freien Notizen. Eine strukturierte Tabelle mit Grenzwerten, Ergebnisfeld und Hinweiszeile ist deutlich belastbarer als ein Textdokument, weil Sie bei jeder Wohnung dieselben Prüfgrößen sehen und nicht aus Versehen einen Wert überlesen.

Die Tabelle funktioniert am besten, wenn Sie sie an einen festen Termin koppeln, etwa an die jährliche Mietanpassungsrunde oder an die Sichtung der Mietverträge zum Monatsanfang. Wer jeden Februar die Bestände prüft, verhindert, dass einzelne Wohnungen über Jahre unter Markt bleiben.

Praktische Routine im Alltag

• Kopieren Sie das Vorjahresblatt, damit Objekt-ID, Adresse und Wohnfläche bereits stehen.
• Prüfen Sie vor jeder Eingabe die letzte Erhöhung, damit die 3-Jahres-Betrachtung nicht verloren geht.
• Nutzen Sie das Hinweisblatt als Checkliste für Mietspiegel, Zustellung und Fristen.
• Markieren Sie Abweichungen farbig, damit Sie Fehler sofort sehen statt erst beim Versand.

Bei 12 Einheiten spart eine wiederverwendete Vorlage schnell 30 bis 45 Minuten pro Prüfungsrunde. Das ist kein theoretischer Gewinn, sondern einfach weniger Suchen, weniger Nachrechnen und weniger Rückfragen aus der Verwaltung.

Wann Excel nicht mehr reicht

Sobald Sie mehrere Objekte mit unterschiedlichen Mietspiegeln, Fristen und Dokumentenständen verwalten, wird eine spezialisierte Hausverwaltungssoftware sinnvoll. Spätestens ab 20 bis 30 Einheiten ist Excel für die Prüfung noch brauchbar, aber nicht mehr die beste Lösung für Fristen, Schreiben und Historienführung.

Für kleine Bestände bleibt die Datei dennoch sehr stark: schnell, transparent und ohne Einarbeitung. Genau dafür sind die Blätter Mieterhöhungsprüfung, Mietspiegel & Rechtsgrenzen, Auswertung und Hinweise gebaut.