Mietspiegel-Datenbank Objekt Excel - Kostenlose Vorlage

1. Öffnen Sie die Datei und lesen Sie zuerst das Blatt Anleitung (Bild 4). Dort sehen Sie, welche Felder Sie selbst ausfüllen und wie die Auswertung zu lesen ist.
2. Tragen Sie im Blatt Mietspiegellokal (Bild 2) die für Ihre Städte und Wohnlagen geltenden Vergleichswerte in €/m² ein. Verwenden Sie möglichst den aktuellen qualifizierten Mietspiegel der jeweiligen Gemeinde.
3. Erfassen Sie im Blatt Objektdaten (Bild 1) jede Wohnung mit Mieter, Adresse, Stadt, Wohnlage, Wohnfläche, Zimmerzahl und Baujahr.
4. Geben Sie die monatliche Kaltmiete und die Nebenkosten in Euro ein. Prüfen Sie, dass die Kaltmiete nicht versehentlich durch die Warmmiete ersetzt wird.
5. Kontrollieren Sie die Felder Kaltmiete €/m², Mietspiegel-Wert €/m², Abweichung % und Status. Eine Wohnung mit 780 € Kaltmiete und 68 m² liegt rechnerisch bei rund 11,47 €/m².
6. Öffnen Sie Auswertung (Bild 3), um die erfassten Objekte und die Abweichungen gesammelt zu betrachten. Nutzen Sie die Ergebnisse als Arbeitsgrundlage, nicht als automatische rechtliche Mieterhöhung.
7. Speichern Sie die Datei nach jeder Monats- oder Quartalsprüfung unter einem neuen Stand, etwa mit Objektname und Datum TT.MM.2026.

Vom einzelnen Mietvertrag zum verwertbaren Bestand

Ein privater Vermieter mit einer Eigentumswohnung braucht meist keine umfangreiche Hausverwaltungssoftware, aber eine belastbare Vergleichsliste. Das Blatt Objektdaten (Bild 1) passt genau zu dieser Situation: Neben Mieter und Adresse stehen Stadt, Wohnlage, Wohnfläche, Zimmer, Baujahr sowie Kaltmiete und Nebenkosten in einer Zeile. Dadurch sehen Sie nicht nur den Mietbetrag, sondern auch die Merkmale, die für den örtlichen Mietspiegel zählen.

Bei drei Wohnungen mit jeweils 800 € Kaltmiete und 70 m² Fläche ergibt sich eine aktuelle Kaltmiete von 11,43 €/m² je Wohnung. Weicht der hinterlegte Mietspiegel-Wert mit 12,20 €/m² nach oben ab, beträgt die rechnerische Differenz rund 6,7 %. Für eine Mieterhöhung reicht diese Zahl allein nicht; sie zeigt Ihnen aber, bei welchem Objekt eine Prüfung überhaupt sinnvoll ist.

Geeignet für Verwaltung, Ankauf und Jahresplanung

Ein Eigentümer eines Mehrfamilienhauses kann die Datei vor der jährlichen Bestandsprüfung verwenden. Der WEG-Verwalter nutzt sie dagegen eher für vermietete Sondereigentumseinheiten und trennt die Mietdaten sauber von Hausgeld, Wirtschaftsplan und Instandhaltungsrücklage. Das ist fachlich die bessere Lösung, weil Hausgeld keine Miete und nicht vollständig umlagefähig ist.

Für Kapitalanleger entsteht der Bedarf häufig beim Objektkauf. Kostet eine Wohnung 250.000 € und bringt 12.000 € Jahreskaltmiete, liegt die Bruttomietrendite bei 4,8 %. Der Mietspiegelvergleich ergänzt diese Rechnung um das Mietpotenzial, ersetzt aber keine Prüfung von Kaufnebenkosten, Leerstand und Instandhaltungsaufwand.

Was die Bilder über den Aufbau zeigen

Bild 2 zeigt die separate Ablage der lokalen Werte, Bild 3 die verdichtete Auswertung und Bild 4 die Nutzungshinweise. Diese Trennung ist gegenüber einer einzigen langen Liste vorzuziehen: Stammdaten, örtliche Vergleichswerte und Ergebnisse bleiben nachvollziehbar miteinander verbunden.

Vergleichsmiete und Mieterhöhung

Der Mietspiegel beschreibt in Deutschland die ortsübliche Vergleichsmiete. Für ein Mieterhöhungsverlangen nach § 558 BGB muss die verlangte Miete bis zur ortsüblichen Vergleichsmiete begründet werden; ein qualifizierter Mietspiegel nach § 558d BGB hat dabei besonderes Gewicht. Im Blatt Mietspiegellokal (Bild 2) sollten Sie deshalb Stadt, Wohnlage, Baujahrklasse und Wohnfläche nicht pauschal vermischen.

Zusätzlich begrenzt die Kappungsgrenze die Erhöhung der Bestandsmiete innerhalb von 3 Jahren auf 20 %. In per Landesverordnung bestimmten angespannten Wohnungsmärkten gilt 15 %. Beispiel: Bei 800 € Kaltmiete wären nach der 20-%-Grenze höchstens 960 € möglich; liegt die örtliche Vergleichsmiete nur bei 900 €, bleibt diese niedrigere Grenze maßgeblich.

Mietpreisbremse und lokale Werte

Bei einer Neuvermietung in einem ausgewiesenen Gebiet mit angespanntem Wohnungsmarkt darf die Anfangsmiete grundsätzlich höchstens 10 % über der ortsüblichen Vergleichsmiete liegen. Ausnahmen gelten unter anderem für bestimmte Neubauten und umfassende Modernisierungen. Ein Mietspiegelwert von 12,00 €/m² führt bei 60 m² zu 720 €; 10 % darüber entsprechen 792 € monatlicher Kaltmiete, sofern keine Ausnahme greift.

Die Mietpreisbremse und die Kappungsgrenze sind nicht dasselbe: Die erste betrifft typischerweise die Neuvermietung, die zweite die Erhöhung einer bestehenden Miete. In der Praxis sollten Sie im Mietspiegellokal-Blatt den Stand und die Quelle des verwendeten Mietspiegels als Begleitnotiz außerhalb oder neben der Tabelle dokumentieren.

Nebenkosten gehören nicht in den Mietvergleich

Vergleichen Sie stets die Kaltmiete, nicht die Warmmiete. Umlagefähige Betriebskosten richten sich nach der BetrKV; Verwaltungskosten und Instandhaltung gehören nicht als Betriebskosten in die Abrechnung. Die monatlichen Nebenkosten von 180 € bei einer Wohnung mit 780 € Kaltmiete ergeben zwar 960 € Warmmiete, verändern aber nicht den Mietspiegelwert von 11,47 €/m².

Eine hohe Abweichung ist noch keine zulässige Erhöhung

Der gefährlichste Kurzschluss lautet: Die Tabelle zeigt eine Abweichung von 12 %, also wird die Miete um 12 % angehoben. Ein Vermieter mit 800 € Kaltmiete käme so auf 896 €. Neben der ortsüblichen Vergleichsmiete müssen jedoch die formalen Voraussetzungen des § 558 BGB, die Kappungsgrenze von 15 oder 20 % in 3 Jahren und die Zustimmung des Mieters berücksichtigt werden.

Auch ein falscher Mietspiegelwert führt schnell zu Streit. Wird für eine 68-m²-Wohnung in mittlerer Wohnlage versehentlich der Wert einer guten Wohnlage verwendet, kann die Differenz bei 1,50 €/m² bereits 102 € im Monat oder 1.224 € im Jahr betragen. Die Statusanzeige ist deshalb ein Prüfsignal und kein Bescheid.

Warmmiete, Wohnfläche und Baujahr werden vermischt

Ein häufiger Eingabefehler ist die Verwendung von 960 € Warmmiete statt 780 € Kaltmiete. Bei 68 m² erscheinen dann 14,12 €/m² statt 11,47 €/m². Der Vergleich ist unbrauchbar, weil Heiz- und Betriebskostenvorauszahlungen nicht Bestandteil der Nettokaltmiete sind.

Ebenso problematisch ist eine unklare Wohnfläche. Schon 5 m² Differenz verändern bei 780 € Monatsmiete den Wert von 10,40 €/m² bei 75 m² auf 11,47 €/m² bei 68 m². Für die Tabelle sollten Sie die Wohnfläche aus Mietvertrag, Wohnflächenberechnung oder einer nachvollziehbaren Bestandsunterlage übernehmen, statt sie zu schätzen.

Lokale Daten werden nicht aktualisiert

Mietspiegel gelten nicht unbegrenzt in derselben Fassung. Wer in Berlin einen alten Wert aus der Datei mit einem aktuellen Münchner Wert vergleicht, erhält zwar eine Prozentzahl, aber keine fachlich brauchbare Aussage. Meine klare Empfehlung: Nutzen Sie für jedes Objekt den Mietspiegel derselben Stadt und passenden Wohnlage und notieren Sie den Datenstand; ein sauberer, älterer Vergleich ist besser als eine scheinbar genaue Mischdatenbank.

Ein fester Termin verhindert veraltete Mietdaten

Die Tabelle bleibt nur nützlich, wenn Sie sie an einen bestehenden Termin koppeln. Für private Vermieter eignet sich der erste Werktag nach den Mieteingängen: Prüfen Sie dann Rückstände, neue Mietverträge und Änderungen der Wohnfläche oder Wohnlage. Bei einem Bestand von 12 Einheiten reichen meist 20 Minuten im Monat, wenn Sie nur geänderte Zeilen bearbeiten.

Ein zweiter fester Termin passt zur jährlichen Steuererklärung mit Anlage V. Aktualisieren Sie die Mietspiegelwerte vor der Vorbereitung und kontrollieren Sie, ob Kaltmiete, Nebenkosten und Warmmiete korrekt getrennt sind. Die Mietdatenbank ersetzt dabei keine Belege für Werbungskosten, Schuldzinsen oder Erhaltungsaufwand.

So halten Sie die Eingabe einheitlich

• Verwenden Sie bei Wohnlagen immer dieselben Bezeichnungen wie einfach, mittel und gut, damit die lokalen Werte eindeutig zugeordnet werden.
• Speichern Sie am Jahresende eine Kopie, zum Beispiel Mietspiegel_Objekte_31.12.2026.xlsx, bevor Sie neue Werte eintragen.
• Markieren Sie geänderte Mietspiegelstände mit einer Notiz und lassen Sie alte Vergleichswerte nicht stillschweigend überschreiben.
• Prüfen Sie bei jeder neuen Wohnung die Rechnung: 1.450 € Kaltmiete geteilt durch 85 m² ergeben 17,06 €/m².

Wann Excel nicht mehr genügt

Bei 3 bis 20 Wohnungen ist die Datei oft schneller als eine komplexe Software. Ab etwa 50 Einheiten, mehreren Verwaltern oder monatlich über 100 Änderungen steigen jedoch Versions- und Zugriffsrisiken deutlich. Dann ist eine Hausverwaltungssoftware mit Benutzerrechten, Änderungsprotokoll, Dokumentenarchiv und automatisierter Mietbuchhaltung die bessere Wahl.

Behalten Sie die Excel-Datei trotzdem als Export- und Kontrollliste. Gerade vor einer Mieterhöhung oder einem Objektkauf ist eine kompakte Sicht auf Stadt, Wohnlage, Mietpreis je m² und Mietspiegelstand weiterhin praktisch.