Mieterkonto Excel - Kostenlose Vorlage

1. Schritt 1: Öffnen Sie das Blatt Mieterkonto und ersetzen Sie die Beispieldaten durch Ihre Mieter, Wohnungen und Objekte. Lassen Sie die Nummerierung je Datensatz eindeutig.
2. Schritt 2: Tragen Sie Wohnfläche, Mietbeginn, Kaltmiete und Nebenkosten-VZ ein. Prüfen Sie anschließend, ob die Warmmiete Soll mit der vertraglich vereinbarten Gesamtzahlung übereinstimmt.
3. Schritt 3: Übernehmen Sie den Rückstand aus dem Vormonat und erfassen Sie den tatsächlichen Zahlungseingang des aktuellen Monats. Verwenden Sie für Zahlungstage das Format TT.MM.JJJJ.
4. Schritt 4: Kontrollieren Sie den aktuellen Saldo je Mieter. Ein Beispiel: Bei 830,00 € Warmmiete Soll und 750,00 € Zahlung fehlen 80,00 €.
5. Schritt 5: Erfassen Sie Kaution Soll und Kaution erhalten getrennt voneinander. Eine Kaution von 1.950,00 € bei 650,00 € Kaltmiete entspricht drei Kaltmieten.
6. Schritt 6: Nutzen Sie Journal Beispiel als Orientierung für einzelne Buchungen und prüfen Sie danach im Blatt Auswertung die zusammengefassten Werte.
7. Schritt 7: Speichern Sie am Monatsende eine Kopie mit dem Prüfdatum. Lesen Sie bei Rückständen die Anleitung und gleichen Sie die Werte mit Kontoauszug und Mietvertrag ab.

Der erste Kontrollpunkt ist der Zahlungseingang

Ein privater Vermieter mit einer Eigentumswohnung öffnet die Tabelle am Monatsanfang, sobald die Miete auf dem Girokonto eingeht. Bei einer Kaltmiete von 650,00 € und 180,00 € Nebenkostenvorauszahlung beträgt die monatliche Sollzahlung 830,00 €. Gehen nur 750,00 € ein, bleibt ein Fehlbetrag von 80,00 € im Mieterkonto sichtbar.

Bild 1 zeigt im Blatt Mieterkonto die zentrale Portfoliozeile: Mieter und Wohnung stehen links, danach folgen Wohnfläche, Mietbeginn, Kaltmiete, Nebenkosten-VZ und Warmmiete Soll. Rechts schließen sich Rückstand Vormonate, Zahlungseingang aktueller Monat, aktueller Saldo, Status, Kautionswerte und letzte Zahlung an. Diese Reihenfolge entspricht dem praktischen Prüfweg vom Vertrag bis zum Kontoauszug.

Vom einzelnen Objekt bis zum Mehrfamilienhaus

Ein Eigentümer eines Mehrfamilienhauses mit drei Wohnungen zu jeweils 800,00 € Kaltmiete verwaltet monatlich 2.400,00 € Kaltmiete. Einschließlich 600,00 € Nebenkostenvorauszahlungen sollten 3.000,00 € eingehen. Die Tabelle macht beispielsweise erkennbar, wenn zwei Mieter vollständig zahlen und beim dritten 300,00 € fehlen.

Für den privaten Vermieter ist das besonders vor der jährlichen Nebenkostenabrechnung und bei der Vorbereitung der Anlage V nützlich. Der WEG-Verwalter verwendet die Übersicht dagegen eher ergänzend zur Hausgeld- und Jahresabrechnung: Das Mieterkonto betrifft das Vertragsverhältnis mit dem Mieter, das Hausgeld die Zahlung des Eigentümers an die Gemeinschaft.

Journal und Auswertung trennen die Aufgaben

Bild 2 zeigt das Blatt Journal Beispiel als Muster für die laufende Buchungskontrolle. Bild 3 führt die Daten in der Auswertung zusammen, während Bild 4 in der Anleitung die Bedienlogik erläutert. Diese Trennung ist sinnvoll: Einzelne Zahlungsvorgänge bleiben nachvollziehbar, die Übersicht bleibt für den Monatsabschluss lesbar.

Soll und Ist müssen aus dem Mietvertrag kommen

Rechtsgrundlage für die Hauptpflichten ist § 535 BGB: Der Vermieter überlässt die Wohnung, der Mieter zahlt die vereinbarte Kaltmiete. Die Excel-Tabelle ersetzt deshalb keinen Mietvertrag. Sie bildet die vertraglich vereinbarte Sollzahlung ab und stellt sie dem tatsächlichen Zahlungseingang gegenüber.

Bei einer Kaltmiete von 900,00 € und 200,00 € Nebenkostenvorauszahlung beträgt die Warmmiete Soll 1.100,00 €. Überweist der Mieter 1.000,00 €, dürfen Sie nicht automatisch annehmen, dass 100,00 € bei den Nebenkosten fehlen: Prüfen Sie zuerst den Verwendungszweck, mögliche Teilzahlungen und den vereinbarten Fälligkeitstermin.

Rückstände, Betriebskosten und Abrechnung

Für Betriebskostenvorauszahlungen gelten die Vorgaben des Mietvertrags und die umlagefähigen Positionen der BetrKV. Die jährliche Nebenkostenabrechnung muss dem Mieter nach § 556 BGB grundsätzlich innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Bei einem Abrechnungsjahr vom 01.01.2026 bis 31.12.2026 endet diese Frist am 31.12.2027.

Die Saldoführung darf eine Betriebskostenabrechnung nicht pauschal ersetzen. Heizkosten sind nach der Heizkostenverordnung grundsätzlich zu 50 bis 70 % verbrauchsabhängig zu verteilen; die Mieterkonto-Tabelle dokumentiert dagegen vor allem Sollbeträge, Zahlungen und offene Salden.

Kaution getrennt vom laufenden Saldo behandeln

Nach § 551 BGB darf die Mietkaution höchstens drei Nettokaltmieten betragen und kann in drei gleichen Monatsraten gezahlt werden. Bei 700,00 € Kaltmiete sind somit maximal 2.100,00 € geschuldet; bei nur 1.400,00 € Eingang zeigt die Kautionsspalte eine offene Differenz von 700,00 €.

Meine klare Empfehlung lautet: Führen Sie Kaution und Mietrückstand strikt getrennt. Die Kaution ist keine laufende Miete und sollte nicht zur künstlichen Reduzierung des aktuellen Saldos herangezogen werden. Bild 1 unterstützt diese Trennung mit eigenen Spalten für Kaution Soll, Kaution erhalten und Kaution Status.

Nicht jede Überweisung gehört in den aktuellen Monat

Der häufigste Praxisfehler ist die unklare Zuordnung einer Sammelzahlung. Überweist ein Mieter am 05.07.2026 insgesamt 1.660,00 €, obwohl die monatliche Warmmiete 830,00 € beträgt, kann dies die Zahlung für Juli und August sein – oder Juli plus einen alten Rückstand. Wird der gesamte Betrag als aktuelle Monatszahlung eingetragen, stimmt der Saldo im Folgemonat nicht mehr.

Nutzen Sie deshalb das Journal Beispiel als chronologische Kontrollspur und tragen Sie Datum, Betrag und Zuordnung anhand des Kontoauszugs ein. Ein falsch zugeordneter Betrag von 830,00 € kann bei drei Mietern bereits einen scheinbaren Portfolio-Rückstand von 2.490,00 € erzeugen.

Nicht umlagefähige Kosten gehören nicht ins Mieterkonto

Ein Eigentümer hat in der Praxis schon einmal 420,00 € für Verwaltung und Instandhaltung als Nachzahlung beim Mieter verbucht. Solche Kosten sind regelmäßig nicht als Betriebskosten umlagefähig. Der Mieter kann die Position anfechten; zusätzlich wird die Nebenkostenabrechnung unübersichtlich, wenn Kosten aus dem Hausgeld ungeprüft in das Mieterkonto übertragen werden.

Die bessere Entscheidung ist eine klare Trennung: Im Mieterkonto stehen vertragliche Mietforderungen und tatsächliche Zahlungen, in der Betriebskostenabrechnung nur zulässige und korrekt verteilte Kosten. Bei einer Wohnung mit 70 m² in einem Haus mit 350 m² und 8.400,00 € umlagefähigen Kosten ergibt der Wohnflächenanteil 1.680,00 € – nicht automatisch der Betrag einer beliebigen Hausgeldabrechnung.

Fristen und Verkauf nicht aus den Augen verlieren

Wer die Abrechnungsfrist von 12 Monaten nach § 556 BGB verpasst, kann eine Nachforderung grundsätzlich nicht mehr durchsetzen. Bei fünf Wohnungen und durchschnittlich 600,00 € Nachforderung wären dadurch 3.000,00 € gefährdet. Ein gespeicherter Monatsstand in Bild 3 liefert zwar einen Nachweis der eigenen Kontrolle, ersetzt aber nicht die rechtzeitige Zustellung an den Mieter.

Auch beim Verkauf ist ein sauberer Saldo wichtig: Offene Forderungen, Kautionen und Mietzahlungen müssen zum Übergabetag abgegrenzt werden. Meine klare Präferenz ist eine stichtagsbezogene Kopie des Mieterkontos statt einer nachträglichen Änderung alter Zeilen; so bleiben ursprüngliche Zahlen und spätere Korrekturen nachvollziehbar.

Ein fester Termin verhindert vergessene Rückstände

Legen Sie die Kontrolle auf einen festen Tag, etwa den dritten Werktag jedes Monats. Dann prüfen Sie die Kontoauszüge gegen Warmmiete Soll und Zahlungseingang. Bei zehn Mietern mit durchschnittlich 900,00 € Sollzahlung dauert die Prüfung meist weniger als 30 Minuten, verhindert aber, dass ein Rückstand von 900,00 € erst nach mehreren Monaten auffällt.

Speichern Sie nach jedem Monatsabschluss eine Kopie mit Datum, zum Beispiel Mieterkonto_2026-07.xlsx. Ändern Sie abgeschlossene Monate nicht stillschweigend. Eine Korrektur sollte als neue Buchung im Journal Beispiel erkennbar bleiben, damit der Saldo später gegenüber Mieter, Eigentümer oder Steuerunterlagen erklärbar ist.

Die vier Blätter sinnvoll in den Ablauf einbauen

• Beginnen Sie im Blatt Mieterkonto mit Sollbeträgen, Zahlungseingängen und Kautionen.
• Prüfen Sie im Journal Beispiel die Reihenfolge und Zuordnung einzelner Bewegungen.
• Nutzen Sie die Auswertung am Monatsende für den Gesamtblick auf Rückstände und Status.
• Schlagen Sie in der Anleitung nach, wenn ein Feld oder eine Darstellung unklar ist.

Bild 1 eignet sich für den täglichen Überblick, Bild 2 für die Belegprüfung, Bild 3 für den Monatsabschluss und Bild 4 als Nachschlagehilfe. Diese Reihenfolge ist effizienter, als jede Zahlung direkt in mehreren Tabellenblättern manuell zu wiederholen.

Wann Excel nicht mehr ausreicht

Bei einem Bestand von drei bis zehn Wohnungen ist die Vorlage meist gut handhabbar, wenn die Kontobewegungen überschaubar bleiben. Ab 30 Mietparteien, mehreren Bankkonten, häufigen Teilzahlungen oder laufenden Mahnprozessen steigt der manuelle Abstimmungsaufwand deutlich.

Dann ist eine Hausverwaltungssoftware mit Bankimport, revisionssicherem Journal, offenen-Posten-Liste und automatischen Fristen die bessere Wahl. Für kleinere Bestände bleibt Excel dennoch sinnvoll, wenn Sie monatlich einen festen Termin einhalten und das Mieterkonto nicht als Ersatz für Mietvertrag, Kontoauszug oder ordnungsgemäße Nebenkostenabrechnung verwenden.