Wohnungsübergabe Auszug Excel - Kostenlose Vorlage

1. Objektdaten eintragen: Öffnen Sie das Blatt Übergabeprotokoll und erfassen Sie Mietobjekt, Mieter, Vermieter, Übergabedatum, neue Anschrift sowie alle anwesenden Personen.
2. Räume und Positionen prüfen: Gehen Sie die Wohnung von Raum zu Raum durch. Tragen Sie in den Spalten Raum und Position/Gegenstand beispielsweise Wände, Boden, Fenster, Türen, Einbauten und übergebene Schlüssel ein.
3. Zustände vergleichen: Übernehmen Sie den Zustand beim Einzug und beschreiben Sie den Zustand beim Auszug möglichst konkret. Schreiben Sie statt „schmutzig“ besser „Fettablagerung an der Dunstabzugshaube, etwa 20 cm“.
4. Bemerkungen sichern: Notieren Sie offene Reinigungen, Beschädigungen, fehlende Gegenstände oder vereinbarte Nachbesserungen mit einem klaren Termin.
5. Zählerstände ablesen: Wechseln Sie zum Blatt Kaution & Zähler und übertragen Sie Strom-, Wasser- oder Wärmezähler einschließlich Zählernummer und Ablesedatum.
6. Kaution prüfen: Ergänzen Sie die Angaben zur Mietkaution und nutzen Sie die Auswertung, um offene Positionen vor der Rückzahlung zu kontrollieren.
7. Protokoll abschließen: Lesen Sie die Angaben gemeinsam durch, speichern Sie die Datei unter einem eindeutigen Namen und unterschreiben Sie die fertige Fassung gegebenenfalls zusätzlich als PDF.

Der Termin am Ende des Mietverhältnisses

Ein Wohnungsübergabeprotokoll wird beim Auszug erstellt, wenn der Mieter die Räume, Schlüssel und gegebenenfalls Einbauten an den Vermieter zurückgibt. Für den privaten Vermieter mit einer Eigentumswohnung ist der Termin oft der einzige gemeinsame Zeitpunkt, an dem sich der Zustand von Wänden, Böden, Türen, Sanitärobjekten und Einbauküche nachvollziehbar prüfen lässt.

Bild 1 zeigt das Blatt Übergabeprotokoll mit der Überschrift „Wohnungsübergabeprotokoll – Auszug“. Im oberen Bereich stehen Mietobjekt, Mieter, Vermieter, Übergabedatum, neue Anschrift und anwesende Personen. Darunter folgen die Spalten Nr., Raum, Position/Gegenstand, Zustand Einzug und Zustand Auszug. Die gelben Eingabefelder heben die Angaben hervor, die Sie beim Ortstermin ergänzen.

Konkreter Ablauf bei mehreren Wohnungen

Ein Vermieter mit drei Wohnungen zu jeweils 800 € Kaltmiete hat bei drei Auszügen nicht nur die Schäden, sondern auch Kautionen von bis zu 2.400 € je Wohnung im Blick. Mit einem eigenen Protokoll pro Objekt bleiben beispielsweise ein Kratzer im Parkett der Wohnung A und ein fehlender Kellerschlüssel der Wohnung B getrennt dokumentiert.

Auch ein Mieter sollte das Blatt nicht als reine Vermieterdokumentation betrachten. Beim Auszug aus einer 70-m²-Wohnung können Fotos, Zählerstände und die schriftliche Feststellung „keine sichtbaren Schäden“ später entscheidend sein, wenn die Kaution von 2.100 € nicht vollständig ausgezahlt wird.

Die vier Blätter im praktischen Einsatz

Nach der Begehung wechseln Sie zu Bild 2, dem Blatt Kaution & Zähler, und übertragen Zählernummern sowie Endstände. Bild 3 zeigt die Auswertung für den abschließenden Überblick; Bild 4 enthält die Anleitung. Für einen Termin am 14.07.2026 speichern Sie die ausgefüllte Datei anschließend mit Objektadresse und Datum, etwa „Hauptstraße 12 – Auszug – 14.07.2026“.

Rückgabe, Beweise und Fristen

Nach § 546 BGB muss der Mieter die Wohnung nach Ende des Mietverhältnisses zurückgeben. Das Gesetz schreibt kein bestimmtes Formular für die Übergabe vor. In der Praxis ist ein von beiden Seiten gelesenes und unterschriebenes Protokoll trotzdem die sauberste Beweissicherung, weil es den Zustand an einem konkreten Tag festhält.

Für Ersatzansprüche des Vermieters wegen Veränderungen oder Verschlechterungen der Mietsache gilt grundsätzlich die kurze Verjährungsfrist von sechs Monaten nach § 548 BGB. Genau deshalb sollten Sie im Blatt Übergabeprotokoll nicht nur „Mangel vorhanden“ schreiben, sondern Raum, Gegenstand, Ausmaß und gegebenenfalls Fotos eindeutig zuordnen.

Normale Abnutzung ist kein Schaden

§ 538 BGB ordnet an, dass der Mieter Veränderungen oder Verschlechterungen durch vertragsgemäßen Gebrauch nicht vertreten muss. Ein nach sechs Jahren etwas matter Laminatboden ist daher anders zu bewerten als eine tiefe Brandstelle von 15 cm. Meine klare Empfehlung: Markieren Sie im Vergleich zwischen Zustand Einzug und Zustand Auszug nur konkrete, über die normale Abnutzung hinausgehende Abweichungen als prüfbedürftig.

Eine starre Forderung nach einer frisch renovierten Wohnung ist ebenfalls nicht automatisch zulässig. Entscheidend sind Mietvertrag, wirksame Vereinbarungen und der tatsächliche Zustand. Die Excel-Tabelle ersetzt keine rechtliche Prüfung, verhindert aber die häufige Vermischung von Reinigung, gewöhnlicher Abnutzung und echtem Schaden.

Kaution und Zähler richtig festhalten

Die Mietkaution darf nach § 551 BGB höchstens drei Nettokaltmieten betragen. Bei 800 € Kaltmiete sind das 2.400 €. Im Blatt Kaution & Zähler sollten Sie Kautionsbetrag, Zählernummer, Endstand und Ablesedatum getrennt erfassen. Für verbrauchsabhängige Kosten ist ein dokumentierter Stand wie 12.846 kWh am 14.07.2026 belastbarer als eine spätere Schätzung.

Eine gesetzlich feste Rückzahlungsfrist für jede Kaution nennt das BGB nicht. Praktisch sollte der Vermieter die erkennbare Prüfung zügig durchführen und nur einen angemessenen Betrag für konkret offene Ansprüche zurückbehalten; eine pauschale Einbehaltung der gesamten Kaution über viele Monate ist die schlechtere Vorgehensweise.

Unklare Schäden kosten mehr als die eigentliche Reparatur

Der häufigste Streit entsteht durch Sammelbegriffe wie „Wohnung nicht ordnungsgemäß“ oder „Wände beschädigt“. Bei drei nicht näher beschriebenen Stellen und einer späteren Malerrechnung von 480 € kann der Mieter bestreiten, dass diese Schäden beim Auszug vorhanden waren. Die Spalten Zustand Einzug und Zustand Auszug zwingen Sie zu einem konkreten Vergleich.

Ein Eintrag wie „2 Bohrlöcher, jeweils etwa 6 mm, linke Wand im Schlafzimmer“ ist verwertbarer als „Bohrlöcher vorhanden“. Ergänzen Sie die Position im Protokoll und speichern Sie das passende Foto mit derselben Nummer. Die 20 Minuten zusätzliche Dokumentation sind deutlich günstiger als mehrere E-Mails, ein Handwerkertermin und ein Streit über 480 €.

Verwechslungen bei Zählerständen und Kaution

Ein Zahlendreher beim Wasserzähler kann die spätere Abrechnung verfälschen. Wird statt 1.284 m³ versehentlich 12.840 m³ notiert, fällt die Abweichung erst bei der Rechnung auf. Deshalb gehören Zählernummer, Einheit, Stand und Ablesedatum zusammen in das Blatt Kaution & Zähler; ein einzelner Zahlenwert ohne Zuordnung reicht nicht.

Auch die Kaution wird oft vorschnell mit einer Reparaturrechnung verrechnet. Bei 2.400 € Kaution und einer tatsächlich offenen Forderung von 350 € sollte nicht automatisch der gesamte Betrag blockiert werden. Die Auswertung hilft, offene Positionen sichtbar zu halten, ersetzt aber nicht die Belege für Material, Arbeitszeit und Ursache.

Die Unterschrift nicht als Freibrief behandeln

Eine Unterschrift bestätigt vor allem, dass die Beteiligten den Inhalt gelesen haben. Sie heilt keine falschen Angaben und macht eine unwirksame Vertragsklausel nicht nachträglich gültig. Lassen Sie deshalb einen Mieter einen Eintrag wie „Reinigung der Dunstabzugshaube bis 18.07.2026“ nur unterschreiben, wenn die Vereinbarung tatsächlich so getroffen wurde.

Besonders problematisch ist ein Protokoll ohne Datum, ohne anwesende Personen oder ohne Hinweis auf nicht geprüfte Bereiche. Bild 1 zeigt diese Kopfdaten bereits als eigene Felder. Füllen Sie sie vollständig aus, statt später aus Kalendern und Nachrichten rekonstruieren zu müssen, wer am 14.07.2026 bei der Übergabe anwesend war.

Der gleiche Ablauf bei jeder Rückgabe

Ein Protokoll spart nur dann Zeit, wenn Sie nicht jedes Mal neu überlegen, welche Angaben fehlen. Legen Sie für jeden Auszug einen festen Termin von 60 bis 90 Minuten an: 15 Minuten für Kopfdaten und Schlüssel, 45 Minuten für die Räume sowie 15 Minuten für Zähler, Kaution und Unterschriften.

Koppeln Sie die Prüfung an die letzte Mietzahlung oder an die Schlüsselübergabe. Bei drei Wohnungen mit jeweils zwei Auszügen pro Jahr entstehen sechs Termine. Eine wiederverwendbare Reihenfolge durch Flur, Küche, Bad, Wohnraum, Schlafräume und Keller verhindert, dass Sie den gleichen Raum zweimal kontrollieren oder einen Nebenraum vergessen.

Die Datei sauber fortführen

• Kopieren Sie vor dem nächsten Termin die Datei und ändern Sie nur Objektadresse, Personen und Datum. Die Originalfassung vom 14.07.2026 bleibt dadurch unverändert.
• Speichern Sie Fotos mit Nummern wie „01-Schlafzimmer-Wand“ und verwenden Sie dieselbe Nummer im Feld Position/Gegenstand.
• Prüfen Sie die Zählerstände direkt am Gerät und lesen Sie Zahlen laut vor, bevor beide Seiten unterschreiben.
• Nutzen Sie das Blatt Auswertung nach jedem Termin als Abschlusskontrolle und haken Sie offene Reinigung oder Reparaturen erst nach Belegprüfung ab.

Wann Excel nicht mehr genügt

Für ein bis fünf Mietobjekte ist diese Excel-Vorlage meist übersichtlicher als eine umfangreiche Hausverwaltungssoftware. Bei 30 Wohnungen, täglichen Mieterwechseln oder mehreren Mitarbeitern werden jedoch Rechteverwaltung, zentrale Fotodateien, automatische Fristen und ein revisionssicheres Archiv wichtiger als eine einzelne XLSX-Datei.

Meine Präferenz ist klar: Für den privaten Vermieter bleibt Excel beim Auszug die schnellste Lösung, solange jede Wohnung eine eigene Datei erhält und die unterschriebene Fassung als PDF archiviert wird. Sobald mehr als zehn Übergaben pro Jahr anfallen, lohnt sich eine zentrale digitale Verwaltung, damit keine Datei und kein Nachbesserungstermin verloren geht.