Wohnungsübergabe Einzug Excel - Kostenlose Vorlage

1. Schritt 1 — Stammdaten eintragen: Öffnen Sie das Blatt Protokoll und erfassen Sie Objektadresse, Wohnungslage, Mieter, Vermieter, Wohnfläche sowie das Datum der Übergabe im Format TT.MM.JJJJ.
2. Schritt 2 — Räume prüfen: Gehen Sie die Wohnung gemeinsam in einer festen Reihenfolge durch, zum Beispiel Flur, Küche, Bad, Wohnraum und Schlafzimmer. Tragen Sie für jeden Bereich den sichtbaren Zustand und eine konkrete Mangel-Beschreibung ein.
3. Schritt 3 — Schäden präzisieren: Schreiben Sie nicht nur „Wand beschädigt“, sondern beispielsweise „zwei Dübellöcher links neben dem Fenster, jeweils etwa 6 mm“. Ergänzen Sie bei Bedarf die Bildnummer eines Fotos.
4. Schritt 4 — Zählerstände erfassen: Wechseln Sie zu Zähler & Schlüssel und übernehmen Sie Zählerart, Zählernummer und Stand direkt vom Gerät. Lesen Sie die Zahlen am Übergabetag gemeinsam ab.
5. Schritt 5 — Schlüssel zählen: Tragen Sie Wohnungsschlüssel, Briefkastenschlüssel, Kellerschlüssel und gegebenenfalls Haustürschlüssel einzeln ein. Stimmen die Mengen mit dem Mietvertrag oder der Schlüsselübergabe überein?
6. Schritt 6 — Übersicht kontrollieren: Prüfen Sie im Blatt Übersicht, ob die Angaben vollständig übernommen wurden. Vergleichen Sie insbesondere Datum, Mieterangaben, Mängel, Zählerstände und Schlüsselanzahl.
7. Schritt 7 — Datei sichern: Speichern Sie die ausgefüllte Datei mit Adresse und Datum, zum Beispiel „Lindenallee_7_Einzug_14-07-2026.xlsx“. Drucken oder signieren Sie das Protokoll anschließend gemeinsam und bewahren Sie Fotos separat auf.

Der Termin am Tag der Schlüsselübergabe

Ein privater Vermieter mit einer Eigentumswohnung nutzt das Protokoll unmittelbar vor der Schlüsselübergabe. Bei einer Wohnung mit 78 m², wie im Beispiel des Blatts Protokoll, werden Adresse, „3. OG rechts“, Mieterin, Vermieter und das Übergabedatum 14.07.2026 zuerst eingetragen. Danach wird jeder Raum gemeinsam besichtigt.

Der entscheidende Punkt ist die konkrete Beschreibung. „Kratzer im Parkett“ hilft später wenig; „zwei Kratzer von etwa 20 cm vor der Balkontür im Wohnzimmer“ ordnet den Zustand dagegen eindeutig zu. Fotografieren Sie auffällige Stellen mit sichtbarer Raumzuordnung und speichern Sie die Bilder mit demselben Datum wie die Excel-Datei.

Private Vermieter und Hausverwaltungen

Bei einem Mehrfamilienhaus braucht der Verwalter für jede Wohnung eine eigene Datei oder eine eindeutig benannte Kopie. Ein Vermieter mit 3 Wohnungen kann die Dateien beispielsweise als Wohnung_01, Wohnung_02 und Wohnung_03 führen und die Übergaben an unterschiedlichen Terminen dokumentieren.

Auch bei einem Mieterwechsel innerhalb eines Jahres ist die Vorlage nützlich: Das Einzugsprotokoll trennt den Zustand der Wohnung vom späteren Auszug. Für eine WEG ist die Tabelle vor allem beim Wechsel von Mietern im Sondereigentum praktisch; gemeinschaftliche Bauteile wie Treppenhaus oder Aufzug gehören nicht ungeprüft in das individuelle Wohnungsprotokoll.

Warum der Zeitpunkt wichtig ist

Die Dokumentation entsteht am besten bei Tageslicht und vor dem Einräumen. Dann sind Bohrlöcher, Flecken, beschädigte Fliesen oder fehlende Abdeckungen sichtbar. Zählerstände und Schlüssel sollten am selben Termin abgelesen und gezählt werden, statt diese Angaben später aus Nachrichten zusammenzusuchen.

Bei der späteren Mietkaution können kleine Positionen schnell relevant werden: Drei fehlende Schlüssel mit jeweils 25 € Nachbestellkosten ergeben bereits 75 €. Ein vollständiges Protokoll begrenzt solche Diskussionen auf nachweisbare Tatsachen.

Keine gesetzliche Pflicht, aber ein wichtiges Beweismittel

Das Wohnungsübergabeprotokoll ist in Deutschland grundsätzlich nicht gesetzlich vorgeschrieben. Es dokumentiert jedoch, welchen Zustand die Mietparteien bei der Übergabe festgestellt haben. Eine unterschriebene Fassung ist deshalb deutlich belastbarer als eine spätere einseitige Behauptung per E-Mail.

Ein unterschriebenes Protokoll darf nicht vorschnell als vollständiger Verzicht auf Ansprüche verstanden werden. Wird ein erheblicher, bei der Übergabe nicht erkennbarer Mangel später entdeckt, kann die rechtliche Bewertung anders ausfallen. Sichtbare Schäden sollten Sie deshalb vollständig aufnehmen und nicht mit pauschalen Formulierungen wie „ordnungsgemäß übernommen“ verdecken.

Mietrechtliche Grenzen bei Schäden

Der Vermieter darf bei der Rückgabe nicht automatisch jede Abnutzung von der Kaution abziehen. Normale Gebrauchsspuren, etwa leichte Laufspuren nach mehrjähriger Mietdauer, gehören grundsätzlich zum vertragsgemäßen Gebrauch. Anders ist es bei einer schuldhaften Beschädigung, zum Beispiel einem großen Brandfleck auf dem Laminat.

Die Mietkaution ist nach § 551 BGB auf höchstens drei Kaltmieten begrenzt. Bei 800 € monatlicher Kaltmiete wären das maximal 2.400 €. Das Übergabeprotokoll belegt nicht die Kautionshöhe, liefert aber die Zustandsgrundlage für eine spätere Abrechnung.

Zähler, Heizkosten und Schlüssel

Zählerstände sollten mit Zählernummer, Einheit und Ablesewert erfasst werden. Bei Heizkosten ist zusätzlich die Heizkostenverordnung zu beachten: In der Regel werden 50 bis 70 % der Kosten nach Verbrauch verteilt. Ein Übergabeprotokoll ersetzt keine Betriebskostenabrechnung, verhindert aber Streit über den Anfangsstand.

Für Schlüssel gibt es keine gesetzliche Pauschale von beispielsweise 100 € pro Stück. Maßgeblich sind die tatsächlich erforderlichen Kosten und ein nachweisbarer Schaden. Deshalb ist die klare Gegenüberstellung „übergeben“ und „zurückgegeben“ fachlich besser als eine Schätzung.

Pauschale Zustandsangaben helfen niemandem

In der Praxis sehe ich regelmäßig Protokolle mit Einträgen wie „alles okay“. Nach sechs Monaten behauptet der Mieter, der Kratzer an der Wohnungstür sei schon vorhanden gewesen; der Vermieter behauptet das Gegenteil. Ohne Raum, Position, Größe und Foto bleibt eine Forderung über beispielsweise 180 € für die Reparatur schwer durchsetzbar.

Die bessere Variante ist eine Beschreibung wie „Eingangstür innen, drei tiefe Kratzer an der unteren Hälfte, jeweils 8 bis 12 cm“. Tragen Sie einen vorhandenen Mangel als solchen ein und vermerken Sie, ob eine Beseitigung vereinbart wurde. Ein nicht unterschriebener Nachtrag sollte zumindest mit Datum und beiden Namen bestätigt werden.

Fehlende Zähler- und Schlüsselnummern

Ein Zählerstand ohne Zählernummer kann dem falschen Gerät zugeordnet werden. Bei zwei Wasserzählern im Keller entstehen dadurch schnell Rückfragen und eine zusätzliche Ablesung. Notieren Sie deshalb nicht nur 12.345 kWh, sondern auch die Gerätenummer und die Einheit.

Ähnlich problematisch ist „Schlüssel komplett“. Bei einer Wohnung mit Wohnungstür, Haustür, Briefkasten und Keller können vier Schlüsselarten gemeint sein. Fehlen beim Auszug zwei Schlüssel und kostet die Nachfertigung zusammen 70 €, ist eine detaillierte Liste die einfachste Grundlage für die Abrechnung.

Unzulässige Abzüge und falsche Beweissicherheit

Ein häufiger Fehler ist der Abzug der gesamten Renovierungskosten, obwohl nur normale Abnutzung vorliegt. Auch eine pauschale Forderung von 500 € für eine angeblich notwendige Endreinigung ist ohne konkrete Vereinbarung, Nachweis und tatsächlichen Schaden angreifbar.

Das Protokoll ist außerdem kein Ersatz für Fotos. Bei einer 3-Zimmer-Wohnung sollten Sie die markierten Mängel mit Dateinamen, Datum und Raum sichern. Ebenso wichtig: Lassen Sie beide Parteien unterschreiben und geben Sie jeder Seite eine Kopie. So vermeiden Sie, dass nach dem Einzug unterschiedliche Versionen kursieren.

Ein fester Ablauf bei jedem Mieterwechsel

Verwenden Sie die Vorlage nicht als einmalige Datei, sondern als festen Bestandteil der Schlüsselübergabe. Legen Sie den Termin grundsätzlich erst nach der Endreinigung und vor dem Einräumen fest. Für eine 78-m²-Wohnung sollten Sie etwa 45 bis 60 Minuten einplanen, wenn Räume, Zähler und Schlüssel sorgfältig geprüft werden.

Kopieren Sie die leere Datei für jedes Objekt und ändern Sie den Dateinamen sofort. Eine einheitliche Struktur wie „Adresse_Einzug_TT-MM-JJJJ.xlsx“ erleichtert die Suche, wenn Sie nach drei Jahren ein altes Protokoll für einen Kautionsvergleich benötigen.

Die monatliche und jährliche Ablage

• Speichern Sie Excel-Datei, unterschriebene PDF-Kopie und Fotos in einem gemeinsamen Objektordner.
• Prüfen Sie nach dem Termin, ob alle Mängel im Blatt Protokoll und alle Zählerstände in Zähler & Schlüssel stehen.
• Vermerken Sie vereinbarte Reparaturen mit Frist und heften Sie Rechnungen oder Erledigungsfotos an die Dokumentation.
• Nutzen Sie die Übersicht bei späteren Rückfragen, statt jedes Mal die gesamte Begehung neu zu durchsuchen.

Eine einfache Namenskonvention spart bei 10 Wohnungen schnell mehrere Stunden Sucharbeit pro Jahr. Für wiederkehrende Eingaben können Sie die gelb markierten Felder konsequent verwenden und die Formatierung nicht durch eingefügte Fremdtexte überschreiben.

Wann Excel nicht mehr genügt

Für einen Vermieter mit einer bis drei Wohnungen ist Excel meist die pragmatische Lösung. Bei 50 oder 100 Einheiten, mehreren Verwaltern und laufenden Reparaturaufträgen steigen dagegen die Anforderungen an Rechteverwaltung, revisionssichere Ablage und automatische Mieterakten.

Dann ist eine Hausverwaltungssoftware sinnvoller, besonders wenn neben Übergaben auch Mietrückstände, Betriebskosten, Wartungen und Dokumentenfristen verwaltet werden müssen. Für einzelne Übergaben bleibt die Excel-Datei trotzdem brauchbar, weil sie ohne Schulung schnell ausgefüllt und als PDF weitergegeben werden kann.