Mietspiegel-Datenbank Excel – Objekt Vorlage (2026)
0
Kostenlos laden
Vermietung
Vorlage herunterladen
Mietzahlung Überwachung Excel - Kostenlose Vorlage
Excel-Vorlage für Vermieter zur Überwachung von Sollmieten, Zahlungseingängen, Rückständen, Mahnstufen und Kautionen je Mietverhältnis.
Die Excel-Vorlage zur Mietzahlungsüberwachung hilft Vermietern, monatliche Sollmieten, Zahlungseingänge, Differenzen, Fälligkeiten und Mahnstufen je Mieter zu kontrollieren. Sie enthält die Tabellenblätter Mietzahlungen, Übersicht und Anleitung und eignet sich für private Vermieter mit einzelnen Wohnungen ebenso wie für kleinere Mehrfamilienhäuser.
Im Blatt Mietzahlungen erfassen Sie unter anderem Mieter, Objektadresse, Wohnung, Wohnfläche, Kaltmiete, Nebenkostenvorauszahlung, Warmmiete, Fälligkeit, Zahlungseingang, Ist-Zahlbetrag, Differenz, Status, Mahnstufe, Kaution und Bemerkungen. Bild 1 zeigt die farblich strukturierte Erfassungstabelle mit 16 Spalten.
Das Blatt Übersicht bündelt die Zahlungsdaten für den schnellen Kontrollblick, während die Anleitung die vorgesehenen Eingaben erklärt. Bild 2 zeigt die Übersichtsseite, Bild 3 die Hinweise zur Verwendung der Datei.
Die wichtigsten Vorteile dieser Excel-Vorlage
- Sie sehen pro Mietverhältnis sofort, welche Kaltmiete und welche Nebenkostenvorauszahlung monatlich geschuldet sind.
- Die Spalten Zahlungseingang und Zahlbetrag Ist (€) machen verspätete, fehlende oder unvollständige Zahlungen nachvollziehbar.
- Mit der Spalte Differenz (€) erkennen Sie beispielsweise eine Unterzahlung von 50,00 € bei einer Soll-Warmmiete von 950,00 €.
- Fälligkeit, Zahlungseingang und Status stehen in einer Zeile, sodass Sie bei 10 Mietparteien nicht mehr mehrere Listen abgleichen müssen.
- Die Spalte Mahnstufe dokumentiert, ob eine Zahlung noch geprüft, freundlich erinnert oder bereits gemahnt wurde.
- Kautionen lassen sich je Mieter separat mit dem Betrag in € festhalten, ohne sie mit dem laufenden Mietkonto zu vermischen.
- Die 16 Spalten decken die wichtigsten Zahlungsdaten ab und bieten zugleich Platz für objektbezogene Bemerkungen.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
- Schritt 1: Öffnen Sie das Blatt Mietzahlungen und legen Sie für jede Wohnung eine eigene Zeile an. Tragen Sie Mieter, Objekt / Adresse, Wohnungsbezeichnung und Wohnfläche in m² ein.
- Schritt 2: Erfassen Sie Kaltmiete Soll (€) und Nebenkosten-VZ Soll (€). Die Warmmiete Soll (€) ergibt sich aus beiden Bestandteilen und muss mit dem Mietvertrag übereinstimmen.
- Schritt 3: Tragen Sie die vertragliche Fälligkeit ein, etwa den 02.01.2026 für die Januarmiete. Verwenden Sie für weitere Monate das jeweils gültige Fälligkeitsdatum.
- Schritt 4: Prüfen Sie den Kontoauszug und erfassen Sie das tatsächliche Datum unter Zahlungseingang sowie den eingegangenen Betrag unter Zahlbetrag Ist (€).
- Schritt 5: Kontrollieren Sie die Differenz und den Status. Bei einer Abweichung von 50,00 € ergänzen Sie in Bemerkung, ob eine Teilzahlung, ein Dauerauftrag oder eine Rücklastschrift vorliegt.
- Schritt 6: Aktualisieren Sie bei offenen Beträgen die Mahnstufe und dokumentieren Sie das Versanddatum oder eine Vereinbarung mit dem Mieter in der Bemerkung.
- Schritt 7: Nutzen Sie Übersicht und Anleitung zur Kontrolle der erfassten Daten. Speichern Sie die Datei monatlich unter einem neuen Stand, damit Änderungen und Zahlungshistorie nachvollziehbar bleiben.
Enthaltene Funktionen
Erfassung von Mietername, Objekt / Adresse und konkreter Wohnung wie 1. OG links oder EG rechts.
Separate Felder für Wohnfläche (m²), Kaltmiete Soll (€), Nebenkosten-VZ Soll (€) und Warmmiete Soll (€).
Datumsfelder für Fälligkeit und Zahlungseingang im Format TT.MM.JJJJ, passend zur deutschen Buchführungspraxis.
Vergleich von Soll und Ist über Zahlbetrag Ist (€) und Differenz (€), beispielsweise 830,00 € Soll gegenüber 780,00 € Ist.
Status- und Mahnstufenfeld für die operative Bearbeitung offener Mietzahlungen.
Kautionsfeld in € sowie Bemerkungsspalte für Rücklastschriften, Ratenzahlungen oder Absprachen.
Drei klar benannte Tabellenblätter: Mietzahlungen für die Eingabe, Übersicht für die Kontrolle und Anleitung für die Nutzung.
So behalten Vermieter ihre monatlichen Mietzahlungen im Blick
Für welche Vermieter die Tabelle passt
Ein privater Vermieter mit einer Eigentumswohnung braucht meist keine umfangreiche Hausverwaltungssoftware, aber eine belastbare Zahlungskontrolle. Sobald Fälligkeit, Zahlungseingang und Zahlbetrag in getrennten Notizen stehen, wird aus einer einzelnen Wohnung schnell eine unübersichtliche Suche in Kontoauszügen, E-Mails und WhatsApp-Nachrichten.
Die Vorlage ist besonders praktisch für Eigentümer eines kleinen Mehrfamilienhauses, die jeden Monat dieselben Mietkonten prüfen. Auch ein WEG-Verwalter kann die Zahlungseingänge für Sondereigentum getrennt dokumentieren; die eigentliche Hausgeldabrechnung und die Gemeinschaftskonten gehören jedoch in eine eigene Verwaltung.
Was Bild 1 in der Eingabetabelle zeigt
Bild 1 zeigt das Blatt Mietzahlungen mit den Spalten Nr., Mieter, Objekt / Adresse, Wohnung und Wohnfläche (m²). Danach folgen Kaltmiete Soll (€), Nebenkosten-VZ Soll (€), Warmmiete Soll (€), Fälligkeit, Zahlungseingang, Zahlbetrag Ist (€), Differenz (€), Status, Mahnstufe, Kaution (€) und Bemerkung.
Die grün-türkise Kopfzeile hebt die 16 Felder ab, helle Zeilen erleichtern das Lesen. Ein Beispiel aus der Tabelle: Thomas Becker in Berlin hat 68 m², 650,00 € Kaltmiete und 180,00 € Nebenkostenvorauszahlung; die monatliche Warmmiete beträgt damit 830,00 €. Der Zahlungseingang am 03.01.2026 lässt sich unmittelbar der Fälligkeit am 02.01.2026 gegenüberstellen.
Der richtige Zeitpunkt für die Kontrolle
Prüfen Sie die Liste nicht erst beim ersten Konflikt, sondern an einem festen Termin nach dem Monatsanfang. Bei drei Wohnungen mit jeweils 800,00 € Kaltmiete stehen bereits 2.400,00 € Kaltmiete pro Monat auf dem Spiel; eine fehlende Zahlung bleibt dann nicht wochenlang unbemerkt.
Das Blatt Übersicht ist für den schnellen Kontrollblick gedacht. Bild 2 zeigt die zusammengefasste Darstellung, während Bild 3 in der Anleitung erklärt, welche Eingaben im Tabellenblatt Mietzahlungen vorgenommen werden. Für die Steuererklärung mit der Anlage V ersetzt die Datei keine Einnahmenüberschussrechnung, liefert aber eine brauchbare Grundlage für die tatsächlich eingegangenen Mieten.
Welche Regeln bei Mietfälligkeit und Rückständen gelten
Fälligkeit, Rückstand und Verzug
Für Wohnraummiete ist § 556b BGB maßgeblich: Die Miete ist grundsätzlich spätestens bis zum dritten Werktag des jeweiligen Zeitabschnitts zu entrichten. Steht im Mietvertrag ein anderer zulässiger Fälligkeitstermin, etwa der zweite Kalendertag, sollte genau dieser Termin in der Spalte Fälligkeit stehen. Ein Zahlungseingang am 05.01.2026 kann deshalb je nach Vertrag verspätet oder noch fristgerecht sein.
Entscheidend ist die tatsächliche Gutschrift, nicht das Datum, an dem der Mieter den Überweisungsauftrag erteilt. Bei 1.200,00 € Warmmiete und einem Eingang von 1.150,00 € beträgt die offene Differenz 50,00 €. Meine klare Empfehlung: Erfassen Sie zunächst den tatsächlichen Betrag und klären Sie die Ursache, statt eine Teilzahlung stillschweigend als vollständige Monatsmiete abzuhaken.
Kaution getrennt von der laufenden Miete führen
Nach § 551 BGB darf die Mietkaution höchstens drei Nettokaltmieten betragen. Bei 800,00 € Kaltmiete sind das maximal 2.400,00 €; der Mieter darf die Geldkaution in drei gleichen monatlichen Teilzahlungen leisten. Das Feld Kaution (€) dokumentiert den vereinbarten Betrag, ersetzt aber kein separates Kautionskonto und keine ordnungsgemäße Zinsabrechnung.
Nebenkosten sind keine frei verfügbare Miete
Die Nebenkostenvorauszahlung darf nicht mit der Kaltmiete verwechselt werden. Bei 650,00 € Kaltmiete und 180,00 € Vorauszahlung ergibt sich eine Warmmiete von 830,00 €, aber erst die jährliche Nebenkostenabrechnung zeigt, ob die Vorauszahlungen die umlagefähigen Betriebskosten nach der BetrKV decken.
Für die Abrechnung gilt grundsätzlich eine Frist von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums nach § 556 Abs. 3 BGB. Endet der Zeitraum am 31.12.2026, muss die Abrechnung dem Mieter grundsätzlich bis zum 31.12.2027 zugehen. Die Mietzahlungsüberwachung ersetzt diese Abrechnung nicht, verhindert aber, dass laufende Zahlungen und spätere Betriebskostenabrechnungen in einer einzigen Zahl vermischt werden.
Datenschutz und Nachweise
Die Datei enthält Namen, Adressen und Zahlungsdaten und sollte deshalb mit einem starken Passwort geschützt sowie nur auf einem kontrollierten Speicher abgelegt werden. Bewahren Sie Kontoauszüge, Mietvertrag und Mahnschreiben zusammen mit dem Monatsstand auf; eine Excel-Zeile allein beweist keinen Zahlungseingang.
Wo offene Mietbeträge in der Praxis teuer werden
Eine Differenz wird als erledigt übersehen
Der häufigste teure Fehler ist nicht die fehlende Formel, sondern die fehlende Prüfung des Ist-Betrags. Bei 950,00 € geschuldeter Warmmiete und 900,00 € Zahlung fehlen 50,00 €. Wird diese Differenz bei sechs Monatszahlungen übersehen, summiert sich der Rückstand auf 300,00 €, obwohl jeder einzelne Kontoauszug zunächst nur eine kleine Abweichung zeigt.
Tragen Sie deshalb immer den tatsächlichen Zahlbetrag und das Datum der Gutschrift ein. Eine Bemerkung wie Teilzahlung 50,00 € offen ist deutlich belastbarer als ein grünes Erledigt in einer separaten Notiz. Bei wiederholten Teilzahlungen sollte die Mahnstufe aktualisiert werden, damit die Kommunikation chronologisch nachvollziehbar bleibt.
Falsche Sollmiete nach einer Vertragsänderung
Nach einer Mieterhöhung, einem Wechsel der Nebenkostenvorauszahlung oder einer Indexanpassung bleibt in vielen Listen der alte Betrag stehen. Bei 700,00 € alter Kaltmiete und 735,00 € neuer Kaltmiete fehlen monatlich 35,00 €; über 12 Monate sind das 420,00 €, wenn niemand die Sollspalte aktualisiert.
Bei einer Mieterhöhung bis zur ortsüblichen Vergleichsmiete müssen insbesondere Mietspiegel und die Kappungsgrenze beachtet werden. In vielen Gemeinden gilt eine Grenze von 20 % innerhalb von drei Jahren, in angespannten Gebieten 15 %. Die Excel-Tabelle dokumentiert den vereinbarten Betrag, ersetzt aber weder das Erhöhungsschreiben noch die rechtliche Prüfung.
Rückstände werden zu spät angesprochen
Ein Vermieter mit drei Wohnungen zu je 800,00 € Kaltmiete verliert bei einem vollständigen Ausfall bereits 2.400,00 € Kaltmiete pro Monat, zuzüglich möglicher Nebenkosten. Wer erst nach drei Monaten reagiert, muss 7.200,00 € offene Kaltmiete aufarbeiten. Das belastet Liquidität und erhöht den Aufwand für Mahnung, Ratenvereinbarung und gegebenenfalls gerichtliches Mahnverfahren.
Eine Mahnstufe ist dabei kein Selbstzweck. Sie sollte nur den Bearbeitungsstand abbilden: Zahlung prüfen, Erinnerung versandt, erste Mahnung oder weitere rechtliche Schritte. Meine klare Präferenz ist eine sachliche, zeitnahe Erinnerung nach der Kontoprüfung statt einer sofortigen Eskalation bei jeder eintägigen Abweichung.
Kaution wird mit Mietrückstand verrechnet
Die Kaution ist keine laufende Monatsmiete. Wer bei 2.400,00 € Kaution einfach 800,00 € als letzte Miete verwendet, gefährdet die korrekte Abwicklung und muss die Kaution am Ende trotzdem abrechnen. Führen Sie Kaution (€) und Mietzahlung getrennt und dokumentieren Sie jede Verrechnung erst bei zulässigem, fälligem Anspruch.
So wird die Zahlungskontrolle zu einer festen Monatsroutine
Ein fester Termin nach dem Mieteingang
Legen Sie den Prüftermin auf den vierten oder fünften Werktag jedes Monats, wenn die meisten Überweisungen eingegangen sind. Für 10 Mietparteien reichen bei sauber vorbereiteten Kontoumsätzen oft 20 bis 30 Minuten: Zahlungseingang und Zahlbetrag Ist (€) erfassen, Differenzen prüfen und die Mahnstufe nur bei echtem Handlungsbedarf ändern.
Beginnen Sie im Januar 2026 mit einem vollständigen Stand aller Mietverhältnisse. Bei 3 Wohnungen mit 800,00 € Kaltmiete und jeweils 200,00 € Nebenkostenvorauszahlung erwarten Sie monatlich 3.000,00 € Warmmiete. Diese Sollsumme ist ein einfacher Plausibilitätscheck gegen den Kontoauszug.
Die drei Tabellenblätter sinnvoll einsetzen
Nutzen Sie Mietzahlungen als laufende Arbeitsliste, Übersicht als Kontrollseite und Anleitung als Nachschlageblatt. Bild 1 dient der täglichen Eingabe, Bild 2 dem Monatscheck und Bild 3 der Orientierung bei neuen Zeilen oder Feldern.
- Kopieren Sie am Jahreswechsel die Datei und benennen Sie sie mit dem neuen Abrechnungsjahr.
- Übernehmen Sie nur aktive Mietverhältnisse und archivieren Sie ausgezogene Mieter in einer separaten Datei.
- Speichern Sie nach jedem Monatsabschluss eine Version, etwa Mietzahlungen_2026-01.
- Nutzen Sie Bemerkungen für konkrete Vorgänge wie Rücklastschrift am 08.01.2026, nicht für allgemeine Kommentare.
Eine feste Monatsroutine ist besser als eine tägliche Bearbeitung jedes kleinen Kontobewegungspostens. Prüfen Sie bei wiederkehrenden Rückständen zusätzlich die Vertragsunterlagen und halten Sie Telefonate mit Datum, Inhalt und vereinbartem nächsten Schritt fest.
Wann Excel nicht mehr ausreicht
Bei drei bis zehn Wohnungen ist die Vorlage meist überschaubar. Ab etwa 20 bis 30 Mietverhältnissen, mehreren Eigentümern, Lastschriftläufen oder umfangreichen Mieterwechseln steigt das Risiko für doppelte Zeilen, fehlende Historien und unklare Zugriffsrechte deutlich.
Dann ist eine Hausverwaltungssoftware mit Mieterkartei, Bankimport, automatischen Zahlungserinnerungen und revisionssicherem Protokoll die bessere Lösung. Für wenige Einheiten bleibt Excel dennoch sinnvoll, wenn Sie monatlich prüfen, die Datei sichern und Mietzahlungen, Kaution sowie Nebenkostenabrechnung konsequent getrennt behandeln.
Häufige Fragen zu dieser Vorlage
Über die Autoren