Mietspiegel-Datenbank Excel – Objekt Vorlage (2026)
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Mietkaution Excel - Kostenlose Vorlage
Vorlage zur Verzinsung und Verwaltung von Mietkautionen mit Sollbetrag, Zinsen, Kosten, Auszahlung und Restsaldo für Vermieter.
Diese Excel-Vorlage verwaltet Mietkaution, Verzinsung, Auszahlungsbetrag und Restsaldo je Mietvertrag. Sie eignet sich für Vermieter, die die Kaution sauber dokumentieren und bei Rückzahlung den Überblick behalten wollen.
Enthalten sind die Blätter Kautionen, Auswertung und Hinweise. Die Tabelle erfasst Sollbetrag, Einzahlung, Zinsart, Zinssatz p. a., Zinsen brutto, Bankkosten und Nettozins.
Das ist praktisch bei mehreren Wohnungen, bei Teilrückzahlungen und bei Beendigung des Mietverhältnisses. Auf einen Blick sehen Sie, ob die Kaution vollständig, teilweise oder noch gar nicht ausgezahlt wurde.
Die wichtigsten Vorteile dieser Excel-Vorlage
- Dokumentiert pro Mietvertrag den Kautionsbetrag Soll, die Einzahlung und die Auszahlung in einer Zeile.
- Berechnet die Zinsen brutto und die Zinsen netto nachvollziehbar mit festen Eingaben.
- Zeigt den Restsaldo sofort an, damit Sie keine Kaution doppelt oder zu hoch auszahlen.
- Erfasst unterschiedliche Zinsarten wie Tagesgeldkonto oder Festgeldkonto getrennt je Vertrag.
- Hilft bei der jährlichen Kontrolle von Kautionen mit 3 Kaltmieten als typischer Obergrenze nach § 551 BGB.
- Verhindert Rechenfehler bei mehreren Wohnungen, etwa 3 Verträge mit je 3.600 € Kaution.
- Eignet sich als saubere Grundlage für die Ablage gegenüber Mieter, Verwaltung und Finanzamt.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
- Tragen Sie im Blatt Kautionen die Mietvertragsdaten, die Kaltmiete, den Kautionssatz und die Einzahlung ein.
- Prüfen Sie, ob der Sollbetrag zur vereinbarten Anzahl von Monatsmieten passt. Bei 900 € Kaltmiete und 3 Monatsmieten sind das 2.700 €.
- Pflegen Sie Zinsart, Zinssatz, Zinsbeginn und Zinsende ein. So bleibt die Verzinsung je Kontoform sauber getrennt.
- Erfassen Sie Bankkosten oder Verwaltungskosten, damit die Zinsen netto realistisch bleiben.
- Tragen Sie bei Mietende das Auszahlungsdatum und den Auszahlungsbetrag ein. Der Restsaldo zeigt sofort offene Beträge.
- Nutzen Sie das Blatt Auswertung für die Übersicht über alle Verträge und das Blatt Hinweise für die Anwendung.
Enthaltene Funktionen
Struktur für bis zu mehrere Mietverträge mit eindeutiger Mietvertrag-ID.
Spalten für Kaltmiete monatlich, Kautionsvereinbarung und Kautionsbetrag Soll.
Felder für Einzahlung Datum, Einzahlung Betrag und Zinsbeginn/Zinsende.
Separate Erfassung von Zinssatz p. a., Zinsen brutto und Kosten.
Automatische Kontrolle von Auszahlungsbetrag und Restsaldo.
Übersichtliches Auswertungsblatt für schnelle Prüfung offener Kautionen.
Hinweisblatt mit kurzer Orientierung für die praktische Anwendung.
So nutzen Vermieter die Kautions-Tabelle im Alltag
Die Vorlage passt für den privaten Vermieter mit einer Eigentumswohnung genauso wie für den Eigentümer mit mehreren Einheiten. Besonders nützlich ist sie bei der Rückzahlung nach Mietende, wenn neben der Kaution auch Zinsen und eventuelle Kontokosten sauber getrennt werden müssen.
Im Blatt Kautionen sieht man die typischen Spalten direkt nebeneinander: Mietvertrag-ID, Mietername, Objektadresse, Kaltmiete monatlich, Kautionsvereinbarung, Einzahlung Betrag, Zinsart und Restsaldo. Bild 1 zeigt genau diese Eingabestruktur in einer Zeile pro Vertrag.
Ein typischer Fall mit 3 Wohnungen
Bei 3 Wohnungen mit je 850 € Kaltmiete und 3 Monatsmieten liegen Sie bei 2.550 € pro Vertrag, also insgesamt bei 7.650 €. Wenn auf jedem Kautionskonto 1,5 % p. a. anfallen und je Konto 5 € Kosten entstehen, wird schnell klar, warum eine eigene Tabelle pro Objekt viel sauberer ist als eine lose Notizliste.
Wann die Auswertung wirklich hilft
Für die jährliche Prüfung oder bei einem Mieterwechsel sehen Sie im Blatt Auswertung auf einen Blick, welche Kaution bereits ausgezahlt wurde und wo noch ein Saldo offen ist. Das ist vor allem praktisch, wenn Sie mehrere Einzahlungen im Jahr haben und nicht jede Kaution einzeln im Posteingang suchen wollen.
Wer seine Kautionen in der Excel-Vorlage führt, spart im Alltag Zeit und vermeidet Rückfragen. Gerade bei 3 bis 12 Verträgen ist die strukturierte Erfassung deutlich schneller als eine manuelle Suche in Kontoauszügen oder Mails.
Welche Regeln bei der Mietkaution praktisch zählen
Für die Mietkaution ist § 551 BGB der zentrale Punkt: Die Kaution darf bei Wohnraummiete höchstens 3 Kaltmieten betragen. Bei 800 € Kaltmiete sind das 2.400 €, bei 1.200 € entsprechend 3.600 €.
Die Vorlage hilft Ihnen, diese Grenze direkt mit der vereinbarten Anzahl Monatsmieten abzugleichen. Wenn im Blatt 3 Monatsmieten eingetragen sind und die Kaltmiete 900 € beträgt, muss der Sollbetrag 2.700 € zeigen — alles darüber fällt sofort auf.
Verzinsung sauber getrennt erfassen
Die Kaution ist getrennt vom Vermögen des Vermieters anzulegen und zu verzinsen. Ob Tagesgeldkonto mit 1,5 % oder Festgeldkonto mit 2,0 %: Entscheidend ist, dass Zinsart, Zinssatz p. a. und Zinszeitraum eindeutig dokumentiert werden.
In der Praxis sind auch Kontokosten relevant. Wenn auf eine Kaution von 3.600 € 72 € Zinsen brutto und 8 € Bankkosten entfallen, bleiben 64 € Zinsen netto. Genau diese Differenz bildet die Tabelle ab.
Auszahlung und Restsaldo
Bei Mietende zählt der Auszahlungsbetrag. Wenn Sie von 3.600 € Kaution 3.520 € auszahlen, weil 80 € noch zurückbehalten werden, zeigt der Restsaldo die offene Differenz sofort an.
Das ist fachlich sauberer als eine pauschale Rückzahlung ohne Nachweis. Gerade bei strittigen Nebenkosten oder kleineren Schadenspositionen verhindert die Tabelle, dass 2 oder 3 Buchungen später nicht mehr zusammenpassen.
Welche Fehler bei Kaution und Zinsen teuer werden
Der häufigste Fehler ist eine unvollständige Kautionsrechnung. Wer nur die Einzahlung erfasst und Zinsen, Kosten und Auszahlung weglässt, verliert bei 3 Verträgen mit je 2.500 € schnell den Überblick über mehrere Hundert Euro.
Ein zweiter Fehler sind Verwechslungen bei der Verzinsung. Wenn eine Kaution mit 2,0 % p. a. angesetzt wird, aber das Konto nur 1,2 % bringt, fehlt am Ende zwar nicht viel pro Vertrag, aber bei 5 oder 6 Einheiten summiert sich das auf einen spürbaren Betrag.
Fehlende Trennung von brutto und netto
Wer Zinsen brutto und Bankkosten nicht trennt, rechnet sich die Rückzahlung schnell schön. Bei 3.600 € Kaution und 72 € Bruttozins machen 8 € Kontokosten eben einen Unterschied von 11 % des Zinsertrags aus.
Das Problem ist nicht nur die Zahl, sondern die Nachvollziehbarkeit. Im Streitfall ist eine Excel-Liste mit sauberem Zinsbeginn, Zinsende und Auszahlungsdatum deutlich belastbarer als eine handschriftliche Aufstellung.
Zu frühe oder zu hohe Auszahlung
Ein weiterer Klassiker ist die Auszahlung ohne vollständige Prüfung offener Forderungen. Wenn Sie statt 3.600 € vorschnell 3.600 € auszahlen und später noch 180 € Betriebskosten offen sind, bleibt der Nachweis meist an Ihnen hängen.
Genau dafür ist der Restsaldo gedacht. Er schützt Sie vor dem Fehler, eine Kaution als erledigt zu markieren, obwohl rechnerisch noch ein Rest offen ist.
So wird die Kautionsliste zur festen Routine
Die Vorlage funktioniert am besten, wenn Sie sie an feste Anlässe koppeln: Mietbeginn, jährliche Kontrolle und Mietende. Wer die Tabelle immer zum Monatsanfang oder bei jeder neuen Einzahlung aktualisiert, spart sich später das mühsame Zusammensuchen.
Bild 2 zeigt das Blatt Auswertung als übersichtliche Kontrolle, Bild 3 das Blatt Hinweise mit der kurzen Bedienlogik. So müssen Sie nicht jedes Mal neu überlegen, wo Sie welche Information eintragen.
Drei Gewohnheiten, die wirklich helfen
- Kopieren Sie bei jedem neuen Jahr die bestehende Datei, damit Sie Einzahlungen und Zinsen nicht neu aufbauen müssen.
- Prüfen Sie monatlich nur die aktiven Verträge, zum Beispiel 4 von 10 Einträgen mit offener Kaution.
- Nutzen Sie die Spalte Status, um offene, laufende und ausgezahlte Kautionen klar zu trennen.
Wenn Sie irgendwann 20 oder mehr Mietverträge verwalten, reicht eine Excel-Vorlage oft nur noch als Zwischenlösung. Dann ist eine Hausverwaltungssoftware meist die bessere Wahl, weil sie Zahlungen, Kautionen und Mieterwechsel automatisch zusammenführt.
Für 3 bis 15 Einheiten ist diese Tabelle aber in der Praxis sehr stark. Sie bleibt leicht, nachvollziehbar und schnell anpassbar — genau das brauchen viele private Vermieter.
Häufige Fragen zu dieser Vorlage
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