Mietrückstand Excel - Kostenlose Vorlage

1. Vorlage öffnen: Lesen Sie zuerst das Tabellenblatt Anleitung und prüfen Sie im Blatt Mietrückstand den Stand 14.07.2026.
2. Mieterdaten eintragen: Ergänzen Sie Nr., Mieter, Objekt oder Adresse und Wohnungsnummer. Verwenden Sie pro Mietverhältnis eine eigene Zeile.
3. Sollbeträge erfassen: Tragen Sie Kaltmiete und Nebenkosten ein. Die Warmmiete als Sollbetrag muss mit dem Mietvertrag und nicht nur mit dem letzten Zahlungseingang übereinstimmen.
4. Zahlungen abgleichen: Übernehmen Sie den tatsächlich eingegangenen Betrag und vergleichen Sie ihn mit der fälligen Warmmiete. Teilzahlungen gehören in die Spalte Zahlungseingang (Ist).
5. Rückstand prüfen: Kontrollieren Sie Rückstand und Rückstandsmonate. Bei mehreren offenen Monaten prüfen Sie zusätzlich die einzelnen Kontoauszüge und Mietkonten.
6. Mahnung dokumentieren: Wählen Sie die passende Mahnstufe, tragen Sie das letzte Mahndatum ein und erfassen Sie nur zulässige, tatsächlich entstandene Mahnkosten.
7. Übersicht aktualisieren: Nutzen Sie das Blatt Übersicht für die Kontrolle aller Fälle und speichern Sie nach jedem Zahlungslauf eine Version mit aktuellem Bearbeitungsstand.

Für private Vermieter mit wenigen Wohnungen

Ein privater Vermieter mit drei Wohnungen à 800,00 € Kaltmiete prüft die Zahlungseingänge am besten direkt nach dem monatlichen Fälligkeitstermin. Beträgt die Nebenkostenvorauszahlung je Wohnung 200,00 €, liegt die monatliche Warmmiete bei 1.000,00 €. Gehen bei einer Wohnung nur 600,00 € ein, weist die Tabelle 400,00 € Rückstand aus.

Das ist praktischer als eine Liste im E-Mail-Postfach, weil Adresse, Wohnung, Sollbetrag und Status zusammenbleiben. Bei einem Mieter, der im Juni 0,00 € und im Juli 600,00 € zahlt, müssen Sie außerdem prüfen, ob die Zahlung dem älteren Rückstand zugeordnet wurde. Die Spalte Rückstandsmonate ist dabei eine Kontrollhilfe, aber kein Ersatz für ein vollständiges Mietkonto.

Wann die Tabelle gebraucht wird

Der typische Zeitpunkt ist der Monatsanfang: Sie gleichen Kontoauszüge mit den fälligen Warmmieten ab und markieren Teilzahlungen. Bei einem Mehrfamilienhaus mit 20 Einheiten reicht schon ein einziger ungeklärter Betrag von 850,00 €, damit die Liquiditätsplanung für Betriebskosten und Darlehensrate nicht mehr stimmt.

Auch ein Eigentümer, der seine Unterlagen für das Finanzamt oder eine spätere Übergabe an einen Verwalter vorbereitet, profitiert von einem einheitlichen Bearbeitungsstand. Bild 1 zeigt dafür die 14 Spalten des Blatts Mietrückstand; Bild 2 konzentriert sich auf die abgestuften Bearbeitungsschritte im Blatt Mahnstufen.

Für Verwaltung und Kapitalanlage

Ein WEG-Verwalter nutzt diese Datei nicht für Forderungen der Gemeinschaft ohne passende Beschluss- und Vertragsgrundlage, sondern für klar abgegrenzte Mietverhältnisse im Sondereigentum. Der Kapitalanleger mit einem Objekt für 250.000,00 € sollte Mietrückstände außerdem in seinen Cashflow einbeziehen: 900,00 € offene Warmmiete entsprechen bei 12.000,00 € Jahreskaltmiete bereits 7,5 % dieser Jahresmiete.

Bild 3 zeigt die Zusammenfassung im Blatt Übersicht, während Bild 4 die Anleitung für die wiederkehrende Kontrolle erklärt. So sehen Sie vor der Eigentümerversammlung, dem Monatsabschluss oder einem Gespräch mit dem Mieter, welche Fälle noch offen sind.

Verzug und Fälligkeit richtig einordnen

Nach § 286 BGB kann ein Mieter in Verzug geraten, wenn die fällige Miete nicht rechtzeitig gezahlt wird. Bei einer im Mietvertrag vereinbarten Fälligkeit ist der Zahlungstermin entscheidend; eine Mahnung ist nicht in jedem Fall Voraussetzung für den Verzug. Tragen Sie deshalb im Blatt Mietrückstand das tatsächliche Mahndatum ein und verändern Sie es nicht nachträglich, nur weil später eine Teilzahlung eingegangen ist.

Bei 750,00 € Kaltmiete und 180,00 € Nebenkosten beträgt die Warmmiete 930,00 €. Zahlt der Mieter nur 500,00 €, bleibt ein Rückstand von 430,00 €; dieser Betrag ist sauber von einer zusätzlichen Mahngebühr zu trennen. Eine pauschale Gebühr von 10,00 € ist nicht automatisch wirksam: Erstattungsfähig sind grundsätzlich nur angemessene, tatsächlich entstandene Kosten.

Wann eine Kündigung drohen kann

§ 543 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 BGB nennt als wichtigen Grund insbesondere einen Rückstand mit zwei aufeinanderfolgenden Zahlungsterminen, der die Miete für einen Monat übersteigt. Ebenso kann ein Rückstand über einen längeren Zeitraum relevant werden, wenn er zwei Monatsmieten erreicht. Bei 900,00 € Warmmiete können daher 1.800,00 € eine erhebliche Schwelle darstellen; die genaue rechtliche Bewertung hängt von Fälligkeit, Anrechnung und Vertragsverhältnis ab.

Für Wohnraummietverhältnisse ergänzt § 569 BGB die Regeln. Eine fristlose Kündigung sollte nicht allein aus einer farbigen Statuszelle abgeleitet werden. Die Excel-Liste dokumentiert Zahlen und Schreiben, ersetzt aber weder die Prüfung des Mietkontos noch die formgerechte Kündigung.

Dokumentation statt Zahlensalat

Bewahren Sie Kontoauszüge, Mahnschreiben und Zustellnachweise geordnet auf. Das Tabellenblatt Mahnstufen dient als Arbeitsablauf, während Bild 2 die Reihenfolge der Schritte zeigt. Eine Zahlung von 430,00 € kann den Rückstand reduzieren, beseitigt aber nicht automatisch alle Folgen des Verzugs.

Meine klare Empfehlung: Nutzen Sie eine sachliche erste Zahlungsaufforderung und dokumentieren Sie danach konsequent, statt sofort mit maximalen Mahngebühren zu arbeiten. Die wirtschaftlich sauberere Forderung ist 430,00 € Hauptforderung plus nachweisbarer Kostenanteil, nicht eine frei gewählte Pauschale.

Teilzahlungen werden dem falschen Monat zugeordnet

Der häufigste praktische Schaden entsteht nicht durch die Excel-Datei, sondern durch eine unklare Zuordnung. Ein Mieter schuldet 930,00 € aus Juni, überweist im Juli 500,00 € und schreibt nur Miete in den Verwendungszweck. Wenn Sie den Betrag einfach als Juli-Zahlung eintragen, erscheint der Rückstand im falschen Monat und eine spätere Kündigungsprüfung kann auf einer falschen Chronologie beruhen.

Bei drei Monaten mit jeweils 930,00 € Soll und nur 500,00 € Zahlung fehlen insgesamt 1.290,00 €. Kontrollieren Sie deshalb Kontoauszug, Buchungstag und Tilgungsbestimmung, bevor Sie die Werte in den Spalten Zahlungseingang (Ist) und Rückstandsmonate fortschreiben.

Eine Mahnung ohne nachweisbares Datum

Im Blatt Mietrückstand gibt es die Spalte Letztes Mahndatum. Bleibt sie leer oder wird nur ein Text wie bereits gemahnt eingetragen, fehlt Ihnen später der belastbare Nachweis, wann welches Schreiben versendet wurde. Bei einer Forderung von 1.200,00 € kann ein verlorenes Verfahren zusätzlich Gerichts- und Anwaltskosten verursachen; die Tabelle verhindert diesen Beweisverlust nicht, macht die Lücke aber sichtbar.

Ein zweiter Fehler ist das Zurücksetzen der Mahnstufe nach einer kleinen Zahlung. Eine Zahlung von 100,00 € auf 1.500,00 € Rückstand reduziert die Forderung, erledigt aber nicht automatisch den gesamten Vorgang. Lassen Sie die alte Mahnung nachvollziehbar und dokumentieren Sie die neue Restforderung.

Unzulässige Gebühren und verpasste Eskalation

Wer pauschal 15,00 € Mahngebühr je Schreiben berechnet, obwohl nur ein Brief für 0,85 € Porto und wenige Minuten Arbeitszeit angefallen sind, riskiert eine berechtigte Beanstandung. Bei vier Mahnungen wären 60,00 € angesetzt, obwohl der nachweisbare Aufwand deutlich darunter liegen kann. Tragen Sie daher nur begründete Kosten in der Spalte Mahngebühr ein.

Das andere Extrem ist Untätigkeit: Bei 900,00 € monatlicher Warmmiete und drei offenen Monaten fehlen 2.700,00 € Liquidität. Eine wöchentliche Prüfung der Übersicht kostet bei zehn Mietverhältnissen oft 15 Minuten, ist aber deutlich günstiger als ein monatelang unbemerkter Ausfall.

Ein fester Termin nach dem Zahlungslauf

Legen Sie den Kontrolltermin auf den zweiten oder dritten Werktag nach dem vertraglichen Fälligkeitstermin. Prüfen Sie dann jeden Zahlungseingang gegen Kaltmiete, Nebenkosten und Warmmiete (Soll), statt nur den Kontostand zu überfliegen. Bei 15 Mietverhältnissen reichen 20 Minuten, wenn Sie nur Abweichungen über 0,01 € untersuchen und vollständige Zahlungen nicht erneut kommentieren.

Speichern Sie die Datei monatlich unter einem eindeutigen Namen wie Mietrückstand_2026-07.xlsx. So bleibt erkennbar, welcher Stand am 14.07.2026 vorlag, selbst wenn eine spätere Zahlung den Rückstand im aktuellen Blatt auf null setzt.

Mahnstufen mit Belegen verknüpfen

Nutzen Sie das Blatt Mahnstufen als Checkliste: offener Betrag geprüft, erste Aufforderung versendet, Zahlung abgewartet, nächste Maßnahme festgelegt. Ergänzen Sie im Blatt Mietrückstand das letzte Mahndatum und speichern Sie das Schreiben mit demselben Mieternamen und Datum ab.

• Kontrollieren Sie die Tabelle immer nach dem Kontoauszug, nicht vor dem erwarteten Zahlungstermin.
• Tragen Sie Teilzahlungen sofort ein und schreiben Sie den Verwendungszweck in Ihre separate Belegablage.
• Prüfen Sie die Spalte Status vor jedem Mietertelefonat, damit Forderung und Mahnstufe übereinstimmen.
• Erstellen Sie vor einer rechtlichen Eskalation eine unveränderte Kopie der aktuellen Datei.

Wann Excel nicht mehr ausreicht

Bei fünf Wohnungen ist eine manuelle Kontrolle meist schneller als eine komplexe Software. Ab etwa 30 Mietverhältnissen, mehreren Zahlungskonten oder häufigen Teilzahlungen steigt jedoch das Risiko von Doppelbuchungen und fehlenden Historien; dann ist eine Hausverwaltungssoftware mit Mietkonto, Dokumentenablage und automatischem Zahlungsimport die bessere Wahl.

Bild 3 hilft beim Monatsabschluss, Bild 4 erklärt die Felder für neue Nutzer. Die Excel-Vorlage bleibt sinnvoll als übersichtliche Kontrollliste, solange Sie sie als Arbeitsdokument verwenden und nicht als alleinigen Nachweis für Kündigungen oder gerichtliche Forderungen.