Kautionskonto Excel - Kostenlose Vorlage

1. Öffnen Sie das Tabellenblatt Kautionskonten und prüfen Sie zunächst die vorhandenen Beispielzeilen. Löschen oder überschreiben Sie die Beispieldaten erst, wenn Sie den Aufbau nachvollzogen haben.
2. Tragen Sie in jeder Zeile den Mieter, die Objektadresse, die Wohnung, den Kautionsbetrag und die kontoführende Bank ein. Verwenden Sie pro Mietverhältnis eine eigene Zeile.
3. Erfassen Sie das Datum der Kontoeröffnung sowie den Zinssatz p.a. als Prozentwert, zum Beispiel 1,50 % für einen Zinssatz von 0,015.
4. Legen Sie Berechnung Beginn und Berechnung Ende fest. Bei einem Auszug am 30.06.2026 endet die Berechnung beispielsweise an diesem Datum und nicht automatisch am Jahresende.
5. Prüfen Sie die berechneten Spalten Tage, Zinsen und Kontostand inkl. Zinsen. Vergleichen Sie außerdem den Marktzins mit dem vertraglich erfassten Zinssatz.
6. Setzen Sie den Status auf aktiv oder beendet und kontrollieren Sie anschließend das Tabellenblatt Auswertung. Nutzen Sie die Anleitung in Bild 3, wenn Sie einzelne Eingabefelder prüfen möchten.

Vom ersten Mietvertrag bis zum Auszug

Ein privater Vermieter mit einer Eigentumswohnung legt für jeden Mieter ein eigenes Kautionskonto an. Bei einer Mietkaution von 1.850,00 € und einem eingetragenen Zinssatz von 1,50 % p.a. weist die Tabelle für ein volles Jahr rechnerisch rund 27,75 € Zinsen aus, sofern die verwendete Tagesberechnung genau 365 Tage zugrunde legt.

In der Praxis entsteht der Bedarf nicht nur zum Jahreswechsel. Bei einer Wohnungsübergabe am 30.06.2026 müssen Sie die Zinsen vom Berechnung Beginn bis zum Berechnung Ende abgrenzen. Bild 1 zeigt dafür die Spalten Kontoeröffnung, Berechnung Beginn, Berechnung Ende, Tage und Zinsen (€) nebeneinander.

Mehrere Wohnungen sauber trennen

Ein Vermieter mit drei Wohnungen zu jeweils 800,00 € Kaltmiete kann die Kautionen beispielsweise mit 1.600,00 €, 2.100,00 € und 2.400,00 € in drei Zeilen führen. Die Adresse, Wohnungsbezeichnung und Bank verhindern, dass ein Zinsbetrag versehentlich dem falschen Mietverhältnis zugeordnet wird.

Auch ein Eigentümer eines Mehrfamilienhauses profitiert von der Zeilenlogik. Statt Kontoauszüge und Mietakten einzeln zu durchsuchen, sehen Sie aktive und beendete Konten in einer Liste und können die Auswertung für die jährliche Objektkontrolle verwenden.

Wer die Übersicht regelmäßig braucht

Für den privaten Vermieter ist die Tabelle vor allem beim Jahresabschluss, bei einem Mieterwechsel und bei der Vorbereitung der Unterlagen für das Finanzamt hilfreich. Ein WEG-Verwalter nutzt sie dagegen nur für Kautionen aus vermietetem Sondereigentum; die gemeinschaftliche Instandhaltungsrücklage gehört nicht in diese Kontenliste.

Kapitalanleger können die Kautionsbestände außerdem von der eigenen Liquidität trennen. Bild 2 bündelt die Konten, während Bild 3 die Eingabereihenfolge erklärt; dadurch bleibt die Dokumentation auch bei zwölf Einheiten handhabbar.

Getrennte Anlage und Ertrag des Mieters

Nach § 551 BGB darf die Mietkaution höchstens drei monatliche Nettokaltmieten betragen. Bei 800,00 € Kaltmiete liegt die Obergrenze somit bei 2.400,00 €. Der Vermieter muss die Sicherheit getrennt von seinem Vermögen anlegen; die Erträge stehen grundsätzlich dem Mieter zu.

Die Anlage hat bei einem Kreditinstitut zu einem für Spareinlagen mit dreimonatiger Kündigungsfrist üblichen Zinssatz zu erfolgen. Die Excel-Vorlage schreibt keinen gesetzlichen Zinssatz vor, sondern lässt Sie den tatsächlich für das Konto maßgeblichen Wert eintragen. Das ist fachlich sauberer, als pauschal 1,00 % oder 2,00 % für alle Banken anzunehmen.

So rechnen Sie den Zeitraum

Für eine überschlägige Tagesrechnung gilt: Kautionsbetrag × Zinssatz p.a. × Tage ÷ 365. Bei 2.100,00 €, 1,20 % und 334 Tagen ergibt sich 2.100,00 € × 0,012 × 334 ÷ 365 = rund 23,07 €. Maßgeblich bleibt die konkrete Kontogutschrift der Bank, wenn diese nach einer eigenen Zinsmethode abrechnet.

Bei einem Auszug am 31.08.2026 endet die Berechnung nicht automatisch am 31.12.2026. Tragen Sie im Blatt Kautionskonten das tatsächliche Ende ein und bewahren Sie den Kontoauszug als Beleg auf.

Abgrenzung zu anderen Mietabrechnungen

Die Kautionsverzinsung ist kein Bestandteil der Nebenkostenabrechnung nach BetrKV. Sie gehört zur Abwicklung der Sicherheit und wird erst nach Beendigung des Mietverhältnisses sowie nach Prüfung berechtigter Forderungen ausgezahlt. Eine Kaution darf nicht mit laufenden Betriebskosten verrechnet werden.

Die Vorlage ist daher für die interne Konten- und Zinsdokumentation gedacht. Eine pauschale Zinsannahme ist weniger verlässlich als der Abgleich mit Bankunterlagen; genau dafür enthält die Datei zusätzlich die Felder Marktzins und Differenz z. Vertrag.

Falscher Zeitraum, falscher Zinsbetrag

Der häufigste praktische Schaden entsteht durch ein falsches Enddatum. Wird ein Konto nach dem Auszug am 30.06.2026 bis zum 31.12.2026 weiterberechnet, entstehen bei 2.000,00 € und 1,50 % für 184 zusätzliche Tage rechnerisch rund 15,12 € zu viel. Bei 20 Konten summiert sich der Fehler bereits auf etwa 302,40 €.

Ebenso problematisch ist ein Zinssatz ohne Quellenangabe. Ein Vermieter trägt 2,00 % ein, obwohl die Bank nur 0,80 % gutgeschrieben hat; bei 3.000,00 € und einem Jahr beträgt die Abweichung 36,00 €. Meine klare Empfehlung: Verwenden Sie den tatsächlichen Kontoauszug als führenden Beleg und nutzen Sie den Marktzins lediglich als Kontrollfeld.

Verwechslung von Kaution und Miete

Die Kaution ist eine Sicherheit und keine zusätzliche Monatsmiete. Wer bei 900,00 € Kaltmiete eine Kaution von 3.000,00 € einträgt, überschreitet zwar nicht zwingend die gesetzliche Grenze von 2.700,00 € nur knapp, hat aber bereits 300,00 € zu viel verlangt. Solche Differenzen führen bei der Rückzahlung unnötig zu Streit.

Auch die Vermischung mehrerer Mieter in einer Sammelzeile kostet Zeit. Bei vier Konten mit unterschiedlichen Kontoeröffnungen kann niemand mehr sicher nachvollziehen, welchem Mieter 18,40 € oder 24,75 € Zinsen zustehen. Die Spalten Mieter, Objekt/Adresse und Wohnung sind deshalb nicht bloße Stammdaten, sondern die Zuordnung zum Beleg.

Rechtzeitige Rückzahlung nicht mit blindem Auszahlen verwechseln

Nach dem Auszug darf der Vermieter berechtigte Forderungen, etwa offene Mieten oder noch zu prüfende Schäden, berücksichtigen. Eine pauschale Einbehaltung ohne nachvollziehbare Forderung ist jedoch angreifbar; umgekehrt kann eine vorschnelle Auszahlung die spätere Durchsetzung erschweren.

Ein weiterer Fehler ist die Annahme, das Blatt ersetze den Banknachweis. Es berechnet und strukturiert die Angaben, aber der Kontoauszug belegt die tatsächliche Verzinsung. Prüfen Sie daher jede abweichende Differenz, bevor Sie die Abrechnung an den Mieter senden.

Ein Termin für alle Konten

Legen Sie am ersten Werktag jedes Monats einen 15-minütigen Prüftermin fest. Öffnen Sie dann die Bankunterlagen, gleichen Sie neue Kontoeröffnungen ab und aktualisieren Sie Status oder Berechnung Ende, sobald ein Mietverhältnis beendet wurde.

Bei drei Konten dauert die Kontrolle meist weniger als 15 Minuten; bei 30 Konten lohnt sich zusätzlich ein monatlicher Export oder ein abgelegter PDF-Kontoauszug pro Mietverhältnis. Die Excel-Datei bleibt dabei die zentrale Übersicht, nicht der Ersatz für Originalbelege.

Eingaben standardisieren

• Verwenden Sie immer das Format TT.MM.JJJJ und schreiben Sie Zinssätze als Prozentwerte, zum Beispiel 1,50 %.
• Kopieren Sie zum Jahreswechsel die Datei oder das Tabellenblatt als Arbeitskopie und bewahren Sie die abgeschlossene Version unverändert auf.
• Prüfen Sie vor dem Versand, ob bei beendeten Konten ein Berechnung Ende eingetragen und der Status angepasst wurde.

Die farbige Struktur mit türkisen Kopfzeilen und hervorgehobenen Eingabebereichen hilft bei der schnellen Kontrolle. Bild 1 sollte dabei Ihre tägliche Arbeitsansicht sein, Bild 2 die Kontrollansicht und Bild 3 die Nachschlagehilfe.

Wann Excel nicht mehr genügt

Bei fünf bis zehn Kautionskonten ist diese Lösung meist übersichtlich. Verwalten Sie dagegen 50 Wohnungen, mehrere Banken und monatlich zahlreiche Mieterwechsel, steigt der manuelle Prüfaufwand deutlich; dann ist eine Hausverwaltungssoftware mit Bankimport, Belegarchiv und revisionssicherem Protokoll die bessere Wahl.

Meine Empfehlung lautet: Nutzen Sie Excel so lange, wie jede Zeile eindeutig einem Konto zugeordnet bleibt und die Prüfung innerhalb eines festen Termins gelingt. Sobald mehrere Personen gleichzeitig ändern oder Zinsdaten aus verschiedenen Quellen automatisch übernommen werden müssen, sollten Sie den Wechsel planen.