Kaution Ratenzahlung Excel - Kostenlose Vorlage

1. Öffnen Sie das Tabellenblatt Kautionsübersicht und prüfen Sie zunächst den Stand der Datei. Bild 1 zeigt die grün formatierte Kopfzeile sowie die Eingabefelder von Nr. bis Status.
2. Tragen Sie je Mietverhältnis den Namen des Mieters, die Wohnung oder Adresse, die Wohnfläche und die monatliche Kaltmiete ein.
3. Erfassen Sie die vereinbarte Kaution und vergleichen Sie sie mit dem ausgewiesenen gesetzlichen Maximum von drei Kaltmieten. Bei 780 € Kaltmiete entspricht das Maximum 2.340 €.
4. Geben Sie die Anzahl der vereinbarten Raten ein und dokumentieren Sie anschließend die bereits eingegangenen Zahlungen. Die Vorlage stellt den offenen Betrag und den Status übersichtlich dar.
5. Wechseln Sie in das Blatt Ratenzahlungsplan, um die vereinbarten Monatsraten und den Zahlungsfortschritt je Mieter nachzuhalten. Bild 2 zeigt den dafür vorgesehenen strukturierten Plan.
6. Nutzen Sie das Blatt Auswertung für die zusammengefasste Kontrolle Ihrer Mietkautionen. Bild 3 erleichtert den Überblick über bezahlte und noch offene Beträge.
7. Lesen Sie bei Änderungen oder Rückfragen die Hinweise im Blatt Anleitung. Bild 4 fasst den vorgesehenen Ablauf und die Nutzung der Eingabefelder zusammen.

Für private Vermieter mit wenigen Wohnungen

Die Vorlage ist besonders praktisch, wenn Sie als privater Vermieter eine oder mehrere Wohnungen betreuen und die Mietkaution nicht in einer eigenen Verwaltungssoftware führen. In Bild 1 sehen Sie die Kautionsübersicht mit den Spalten Mieter, Wohnung / Adresse, Wohnfläche, Kaltmiete, gesetzliches Maximum, vereinbarte Kaution, Anzahl Raten, Rate pro Monat, bereits bezahlt, offener Betrag und Status. Damit stehen Vertragsdaten und Zahlungsstand in einer Zeile.

Ein Beispiel: Thomas Becker bewohnt eine 68-m²-Wohnung mit 780 € Kaltmiete. Das gesetzliche Maximum beträgt 3 × 780 € = 2.340 €. Vereinbaren Sie diesen Betrag in drei Raten, liegt die monatliche Rate bei 780 €. Nach einer Zahlung von 1.560 € weist die Übersicht noch 780 € als offenen Betrag aus.

Der richtige Zeitpunkt für die Eintragung

Erfassen Sie die Vereinbarung unmittelbar nach der Vertragsunterzeichnung und prüfen Sie den Zahlungseingang zum Monatsanfang. Bei einem Mehrfamilienhaus mit mehreren Mietern verhindert die zentrale Liste, dass eine Kautionsrate mit der Warmmiete oder einer Nebenkostenvorauszahlung verwechselt wird.

Bild 2 zeigt den separaten Ratenzahlungsplan. Dort können Sie die monatliche Abfolge kontrollieren, während Bild 3 die zusammengefasste Auswertung für den Bestand liefert. Für eine Eigentümerin mit drei Wohnungen zu jeweils 800 € Kaltmiete bedeutet das: 2.400 € monatliche Kaltmiete und bis zu 7.200 € Kaution je nach Vereinbarung. Die Beträge bleiben je Mieter getrennt prüfbar.

Auch für Übergabe und Steuerunterlagen nützlich

Beim Wohnungsübergabeprotokoll können Sie den Kautionsstand als offene Vertragsposition abgleichen. Für die Anlage V ist die Kaution grundsätzlich kein Mieterlös, sondern eine Sicherheitsleistung; eine saubere Dokumentation verhindert deshalb, dass sie versehentlich als Einnahme behandelt wird. Bild 4 führt durch die vorgesehenen Eingaben und ist besonders hilfreich, wenn Sie die Datei nur wenige Male im Jahr verwenden.

Drei Nettokaltmieten als Obergrenze

Nach § 551 BGB darf die Mietkaution bei Wohnraum höchstens drei monatliche Kaltmieten betragen. Betriebskostenvorauszahlungen und Heizkostenvorauszahlungen gehören nicht in diese Berechnung. Bei 1.150 € Kaltmiete liegt die Obergrenze somit bei 3.450 €; eine Forderung von 3.800 € wäre um 350 € zu hoch.

Die Spalte Gesetzl. Maximum (3x Kaltmiete) in Bild 1 setzt genau an diesem Vergleich an. Meine klare Empfehlung: Lassen Sie die gesetzliche Höchstgrenze immer neben der vereinbarten Kaution stehen, statt nur den Vertragstext zu prüfen. So fällt eine unzulässige Überschreitung bereits bei der Dateneingabe auf.

Die Ratenzahlung ist gesetzlich vorgesehen

Der Mieter darf die Kaution in drei gleichen monatlichen Teilzahlungen leisten. Die erste Rate ist zu Beginn des Mietverhältnisses fällig, die beiden weiteren mit den unmittelbar folgenden Mietzahlungen. Bei einer Kaution von 2.400 € sind das drei Raten zu je 800 € und nicht etwa eine erste Rate von 1.200 € sowie zwei kleinere Restbeträge.

Der Vermieter muss die Kaution getrennt von seinem eigenen Vermögen anlegen. Üblich ist ein Mietkautionskonto; die Erträge stehen dem Mieter zu. Die Excel-Datei ersetzt keinen Konto- oder Buchungsnachweis, sie dokumentiert jedoch, wann welcher Betrag vereinbart, eingegangen und noch offen ist.

Vertrag, Zahlung und Rückgabe auseinanderhalten

Die Kautionsübersicht dokumentiert die Forderung während des Mietverhältnisses. Bei Mietende kommen zusätzlich die Prüfung von Schäden, ausstehenden Mieten und noch nicht abgerechneten Betriebskosten hinzu. Eine Kaution darf nicht pauschal wegen jeder offenen Position einbehalten werden; der konkrete Sicherungszweck muss nachvollziehbar bleiben.

Für die praktische Kontrolle ist die Unterscheidung zwischen Rate pro Monat und bereits bezahlt entscheidend. Bei 3.450 € Kaution und zwei eingegangenen Raten von jeweils 1.150 € muss der offene Betrag 1.150 € betragen. Bild 2 unterstützt die zeitliche Prüfung, Bild 3 die Bestandskontrolle.

Eine falsche Berechnungsbasis erzeugt sofort Streit

Der häufigste teure Fehler liegt in der falschen Basis: Ein Vermieter rechnet drei Monatsmieten inklusive 180 € Betriebskostenvorauszahlung. Bei 900 € Kaltmiete und 180 € Nebenkosten würde er 3 × 1.080 € = 3.240 € verlangen, obwohl § 551 BGB nur 2.700 € zulässt. Die Differenz von 540 € muss er korrigieren und gegebenenfalls zurückzahlen.

Prüfen Sie deshalb in Bild 1 ausschließlich das Feld Kaltmiete (€). Die Warmmiete gehört nicht in die Maximumsberechnung. Ich halte die parallele Anzeige von Kaltmiete und gesetzlichem Maximum für sicherer als eine separate Notiz im Mietvertrag, weil der Rechenweg direkt sichtbar ist.

Raten werden mit der Miete verwechselt

In der Praxis wird eine Kautionsrate schnell als Mietrückstand markiert oder eine Zahlung doppelt erfasst. Bei drei Raten zu 700 € und einem tatsächlich eingegangenen Betrag von 1.400 € darf der offene Kautionsbetrag nicht mit einer fehlenden Monatsmiete von ebenfalls 700 € vermischt werden. Die Folge sind falsche Mahnungen, unnötige Rückfragen und im schlechtesten Fall ein Streit über angebliche Mietrückstände.

Tragen Sie deshalb im Ratenzahlungsplan jede Kautionszahlung einzeln ein und übernehmen Sie den Gesamtstand erst danach in die Übersicht. Der Status sollte erst auf vollständig wechseln, wenn die Summe der eingegangenen Raten mindestens der vereinbarten Kaution entspricht.

Fehler beim Auszug werden besonders teuer

Wer beim Auszug den Kautionsstand nicht mit den offenen Mieten und Schäden abgleicht, zahlt häufig zu früh aus. Ein Beispiel: 2.100 € Kaution sind vollständig eingegangen, aber 480 € Miete und 350 € nachgewiesene Schadenskosten stehen noch aus. Ohne nachvollziehbare Prüfung werden möglicherweise 2.100 € ausgekehrt, obwohl 830 € gesichert werden könnten.

Umgekehrt darf die gesamte Kaution nicht pauschal monatelang einbehalten werden. Nutzen Sie die Auswertung als Zahlenbasis, ergänzen Sie aber die rechtlich begründeten Positionen und bewahren Sie Belege, Übergabeprotokoll sowie Zahlungsnachweise auf.

Ein fester Termin verhindert vergessene Raten

Legen Sie die Prüfung auf den zweiten oder dritten Werktag jedes Monats, sobald die üblichen Mietzahlungen verbucht sind. Kontrollieren Sie dann nur drei Werte: Rate pro Monat, bereits bezahlt und offener Betrag. Bei einer Kaution von 1.800 € und drei Raten zu 600 € ist nach dem zweiten Monatslauf ein Sollstand von 1.200 € erreicht.

Speichern Sie die Datei mit einem eindeutigen Monatsstand, etwa Kautionen Juli 2026. Ändern Sie die ursprünglichen Vertragsdaten nicht bei jeder Zahlung, sondern aktualisieren Sie nur die Zahlungsinformationen im Ratenzahlungsplan. So bleibt die Vereinbarung nachvollziehbar.

Die vier Blätter sinnvoll verbinden

Beginnen Sie immer mit Kautionsübersicht, bevor Sie in den Ratenzahlungsplan wechseln. Bild 1 ist Ihre Eingangskontrolle, Bild 2 die chronologische Zahlungsprüfung und Bild 3 die Zusammenfassung. Bild 4 sollten Sie einmal vollständig lesen und bei neuen Mitarbeitern oder einer Übergabe der Verwaltung mit der Datei weitergeben.

• Prüfen Sie monatlich, ob der Status zum tatsächlichen Kontoauszug passt.
• Markieren Sie fehlende Belege sofort und nicht erst zum Jahresende.
• Nutzen Sie die farbigen Eingabe- und Ergebnisbereiche, damit Vertragswerte und Zahlungssummen nicht vermischt werden.
• Führen Sie für jeden Mieter einen nachvollziehbaren Zahlungsnachweis außerhalb der Excel-Datei weiter.

Wann Excel nicht mehr genügt

Bei drei Wohnungen und wenigen Raten ist die Vorlage meist schneller als eine umfangreiche Software. Ab etwa 20 bis 30 Mietverhältnissen, häufigen Mieterwechseln oder mehreren Verwaltern steigt jedoch das Risiko von Doppelungen und fehlenden Buchungen; dann lohnt eine Hausverwaltungssoftware mit Benutzerrechten, Bankimport und revisionssicherem Protokoll.

Für den kleinen Bestand bleibt Excel die pragmatische Lösung, wenn Sie monatlich einen festen Prüftermin einhalten. Die Datei wird dadurch nicht zur Ablage vergessener Einträge, sondern zu einer belastbaren Arbeitsliste für Kaution, Raten und offenen Betrag.