Vorvermarktung Wohnung Excel - Kostenlose Vorlage

1. Schritt 1: Öffnen Sie das Tabellenblatt Interessenten und tragen Sie oben das Objekt ein. Im Beispiel steht dort das Neubauprojekt Lindenallee 7 in Leipzig; das Tagesdatum wird automatisch angezeigt.
2. Schritt 2: Erfassen Sie je Kontakt den Namen, die Telefonnummer und die E-Mail-Adresse. Verwenden Sie pro Interessent eine eigene Zeile, damit die spätere Auswertung vollständig bleibt.
3. Schritt 3: Ergänzen Sie die gewünschte Wohnung, die Wohnfläche und die geplante Kaltmiete. Aus diesen Angaben ergibt sich die Kaltmiete pro m² als brauchbarer Vergleichswert.
4. Schritt 4: Tragen Sie das Datum des Erstkontakts ein und wählen Sie den passenden Status, etwa Neu oder Kontaktiert. Aktualisieren Sie den Status nach jedem Telefonat oder Besichtigungstermin.
5. Schritt 5: Markieren Sie, ob die Bonität geprüft wurde, und vergeben Sie eine Priorität. Eine hohe Priorität sollte nur erhalten, wer tatsächlich zur Wohnung passt und erreichbar ist.
6. Schritt 6: Ergänzen Sie in Notizen konkrete Informationen wie Stellplatzwunsch, Einzugstermin oder gewünschte Etage. Prüfen Sie anschließend das Blatt Auswertung und nutzen Sie die Anleitung bei Unklarheiten.

Bei der Vorvermarktung sammeln Sie Mietinteressenten, bevor eine Wohnung offiziell bezugsfertig ist oder bevor die Vermietungsanzeige breit veröffentlicht wird. Das betrifft den privaten Vermieter mit einer Eigentumswohnung ebenso wie den Bauträger eines Mehrfamilienhauses, der schon während der Bauphase passende Haushalte für einzelne Wohnungen sucht.

Ein typischer Anlass ist die Vermietung eines Neubaus zwei bis vier Monate vor der geplanten Übergabe. Bei drei Wohnungen mit jeweils 800 € geplanter Kaltmiete entstehen 2.400 € monatliche Sollmiete. Die Liste zeigt dann nicht nur, wie viele Anfragen eingegangen sind, sondern auch, ob die Nachfrage auf WE 01, WE 02 oder WE 03 konzentriert ist.

Interessenten nach Wohnung und Bearbeitungsstand ordnen

Bild 1 zeigt das Blatt Interessenten mit 13 Spalten. Neben Name, Telefon und E-Mail stehen dort die gewünschte WE-Nummer, Wohnfläche, geplante Kaltmiete, Erstkontakt, Status, Bonität, Priorität, Kaltmiete pro m² und Notizen. Die gelb hinterlegten Felder machen die Bereiche sichtbar, in denen Sie Eingaben vornehmen.

Für einen privaten Vermieter mit einer Wohnung genügt oft eine Liste mit 10 bis 30 Kontakten. Bei einem Eigentümer von 12 Neubauwohnungen sollten Sie dagegen konsequent die WE-Nummer führen. Sonst werden Bewerber zwar gespeichert, aber beim Rückruf versehentlich der falschen Wohnung zugeordnet.

Vom ersten Kontakt bis zur Auswahl

Der Erstkontakt wird mit TT.MM.JJJJ eingetragen. Ein Beispiel: Sabine Müller fragt am 05.03.2026 nach WE 03, wünscht zusätzlich einen Stellplatz und erhält die Priorität Hoch. Nach dem Rückruf wechseln Sie den Status von Neu zu Kontaktiert; nach vorliegenden Unterlagen setzen Sie Bonität geprüft auf Ja.

Kapitalanleger können die Liste außerdem bei der Objektübernahme nutzen, wenn ein bestehender Mietinteressentenpool vom Projektentwickler übergeben wird. Meine klare Empfehlung: Führen Sie Kontakte und endgültige Mietverträge getrennt. Die Vorvermarktung dient der Auswahl und ersetzt weder Mietvertrag noch Wohnungsübergabeprotokoll.

Die Interessentenliste ist kein rechtsfreier Notizzettel. Sobald Sie Namen, Telefonnummern und E-Mail-Adressen speichern, verarbeiten Sie personenbezogene Daten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung. Für die Kontaktaufnahme zur Vermietung ist eine nachvollziehbare Rechtsgrundlage erforderlich; besonders sensible Angaben wie Gesundheitsdaten oder familiäre Details gehören nicht in die Tabelle.

Praktisch sollten Sie nur Daten erfassen, die für die Wohnungsvergabe erforderlich sind: Kontaktdaten, gewünschte Wohnung, Einzugstermin, Haushaltsgröße und den Bearbeitungsstand. Eine pauschale Abfrage des monatlichen Kontostands ist nicht erforderlich. Bei der Bonitätsprüfung reicht in der Liste zunächst der Status geprüft: Ja oder Nein; Nachweise speichern Sie geschützt und nicht unkontrolliert in derselben Datei.

Keine Zusage durch eine Vormerkung

Eine Zeile in der Excel-Datei ist keine Reservierung und kein Mietvertrag. Eine verbindliche Vermietung entsteht erst durch einen unterschriebenen Mietvertrag. Das sollten Sie Interessenten klar mitteilen, insbesondere wenn mehrere Personen dieselbe Wohnung wünschen.

Für die spätere Mietkaution gilt § 551 BGB: Sie darf höchstens drei monatliche Kaltmieten betragen. Bei 800 € Kaltmiete sind das maximal 2.400 €. Die Kaution darf in drei gleichen monatlichen Teilzahlungen geleistet werden; eine höhere Vorabforderung in der Vorvermarktung ist nicht zulässig.

Mietpreis und Auswahl sachlich dokumentieren

Bei einer Mieterhöhung während eines laufenden Mietverhältnisses gelten Mietspiegel und Kappungsgrenze von grundsätzlich 20 % innerhalb von drei Jahren, in angespannten Gebieten 15 %. Diese Grenze ist keine allgemeine Erlaubnis für eine beliebige Startmiete. Für die Neuvermietung prüfen Sie zusätzlich die Mietpreisbremse, soweit sie am Ort gilt.

Bei der Auswahl empfehle ich nachvollziehbare Kriterien statt Bauchgefühl: gewünschter Einzugstermin, Haushaltsgröße, vollständige Unterlagen und nachgewiesene Zahlungsfähigkeit. Eine Bewerbung mit 2.500 € Nettoeinkommen darf nicht allein deshalb bevorzugt werden, weil sie schneller geantwortet hat, wenn die Wohnung für vier Personen ungeeignet ist.

Speichern Sie die Datei mit Zugriffsschutz und löschen Sie nicht mehr benötigte Kontakte nach einer festgelegten Frist. Das Blatt Anleitung sollte intern festhalten, wer die Liste führt und wann eine Löschung erfolgt.

Der teuerste Fehler ist nicht eine fehlende Farbe in der Tabelle, sondern eine falsche Zuordnung. Wenn ein Bewerber für WE 03 eingetragen ist, aber im Rückruf versehentlich ein Angebot für WE 01 erhält, verlieren Sie Zeit und wirken unzuverlässig. Bei 20 Kontakten und jeweils 15 Minuten zusätzlicher Klärung sind bereits 5 Arbeitsstunden verbraucht.

Eine volle Liste ist noch keine Nachfrage

Viele Vermieter zählen jede E-Mail als ernsthaften Interessenten. Das verzerrt die Entscheidung: Von 40 Anfragen können nach Rückruf, fehlenden Unterlagen und unpassendem Einzugstermin vielleicht nur 8 verwertbare Bewerbungen übrig bleiben. Entscheidend sind deshalb Status, Bonitätsprüfung und Priorität, nicht die bloße Zahl der Namen.

Ein typisches Beispiel: Für eine Wohnung mit 70 m² und 980 € geplanter Kaltmiete zeigt die Tabelle 14 Kontakte. Nur 6 haben reagiert, 3 haben Unterlagen eingereicht und bei 2 ist die Bonität geprüft. Die echte Auswahlbasis beträgt somit 2 Personen. Wer alle 14 Kontakte als Nachfrage meldet, überschätzt die Vermietungschance deutlich.

Unvollständige Mietpreisangaben verfälschen den Vergleich

Wenn bei einer Wohnung die Kaltmiete fehlt oder die Wohnfläche falsch eingetragen wird, ist die Kaltmiete pro m² unbrauchbar. Bei 1.050 € für 75 m² sind es 14,00 € pro m²; bei versehentlich eingetragenen 70 m² erscheinen dagegen 15,00 €. Bei fünf Wohnungen kann ein solcher Eingabefehler die Reihenfolge der attraktivsten Angebote verändern.

Auch Stellplätze, Einbauküchen und Nebenkosten gehören nicht ungeprüft in die Kaltmiete. Die Warmmiete ist für das Haushaltsbudget relevant, aber für den Vergleich der Nettomiete müssen Sie die Kaltmiete getrennt halten. Genau deshalb ist die separate Spalte für geplante Kaltmiete sinnvoll.

Ein weiterer Praxisfehler ist die fehlende Abgrenzung zur endgültigen Vermietung. Wird ein Interessent nach Vertragsabschluss nicht aus der Vorvermarktung entfernt, rufen Sie ihn womöglich erneut an. Das kostet bei 30 Datensätzen schnell einen halben Arbeitstag und kann zu Datenschutzbeschwerden führen.

Eine Excel-Liste bleibt nur aktuell, wenn die Pflege an einen festen Anlass gekoppelt ist. Legen Sie für jedes Vermietungsprojekt einen kurzen Termin nach dem täglichen E-Mail-Check oder zweimal pro Woche fest. Bei einem Projekt mit 25 Kontakten reichen meist 15 Minuten am Montag und Donnerstag, wenn Sie Statusänderungen sofort eintragen.

Ein einfacher Ablauf für jede Anfrage

• Neue Anfrage am selben Tag im Blatt Interessenten erfassen und den Status Neu setzen.
• Nach dem ersten Rückruf Datum, Gesprächsergebnis und Priorität aktualisieren.
• Fehlende Unterlagen in Notizen vermerken, aber keine unnötigen sensiblen Details speichern.
• Nach einer Entscheidung den Kontakt als erledigt kennzeichnen und die Datei regelmäßig bereinigen.

Bild 2 zeigt das Blatt Auswertung. Nutzen Sie es am Ende jeder Vermarktungswoche, um die Zahl der neuen und kontaktierten Personen mit der Zahl geprüfter Bewerber zu vergleichen. Bei 18 Interessenten, 11 Kontaktierten und 4 geprüften Bonitäten wissen Sie sofort, dass noch keine endgültige Auswahlreife besteht.

Vorjahresdatei und Eingabedisziplin

Für ein neues Objekt können Sie die Struktur kopieren, sollten aber die Interessentendaten des alten Projekts nicht einfach mitschleppen. Prüfen Sie Objektname, WE-Nummern und geplante Mieten vor der ersten Eingabe. Die Eingabefelder, Statuswerte und Prioritäten sollten unverändert bleiben, damit die Auswertung zuverlässig arbeitet.

Ab etwa 50 bis 100 laufenden Mietinteressenten oder mehreren Bearbeitern ist eine Hausverwaltungssoftware meist überlegen. Mehrere Nutzer, automatische E-Mail-Kommunikation, Dokumentenablage und Datenschutzprotokolle lassen sich in Excel nur schwer sauber abbilden. Für ein einzelnes Objekt mit 5 bis 30 Kontakten bleibt die Vorlage dagegen der schnellere und transparentere Weg.

Bild 3 zeigt das Blatt Anleitung. Lesen Sie es beim Start einmal vollständig und legen Sie danach einen festen Löschtermin fest. So wird aus einer einmaligen Liste ein wiederholbarer Prozess für jede neue Wohnung.