Mietausfallrisiko Excel - Kostenlose Vorlage
Excel-Vorlage zur Kalkulation von Mietausfallrisiken mit Bonitäts-Score, Risikoklasse, erwarteten Ausfällen und Rücklagen je Mieter.
Die Mietausfallrisiko-Kalkulation ist eine Excel-Vorlage für Vermieter, die Zahlungsausfälle je Mieter systematisch bewerten möchten. Sie erfassen Kaltmiete, Bonitäts-Score, Zahlungsverzug, Kaution und Mietbeginn. Die Datei berechnet Risikoklasse, Ausfallwahrscheinlichkeit, erwarteten Mietausfall pro Jahr und eine empfohlene Rücklage.
Die Vorlage enthält die drei Tabellenblätter Mietausfallrisiko, Auswertung und Anleitung. Bild 1 zeigt die Portfolioübersicht mit 16 Spalten; Bild 2 stellt die zusammengefassten Risikowerte dar, während Bild 3 die einzelnen Arbeitsschritte erklärt.
Die wichtigsten Vorteile dieser Excel-Vorlage
- Mietausfallrisiko je Mieter anhand von Bonitäts-Score und Zahlungsverzug vergleichbar machen.
- Kaltmiete, Nebenkosten und Warmmiete getrennt erfassen, damit die mögliche Ausfallhöhe realistisch bleibt.
- Bei einer Wohnfläche von 68 m² und 780,00 € Kaltmiete den erwarteten Jahresausfall direkt der einzelnen Wohnung zuordnen.
- Mieter mit 0, 12, 20 oder 45 Verzugstagen innerhalb der letzten 12 Monate schnell erkennen.
- Die hinterlegte Mietkaution mit der Kautionshöhe von beispielsweise 2.340,00 € in die Risikobewertung einbeziehen.
- Eine empfohlene Rücklage je Mietverhältnis bilden, statt nur pauschal einen Betrag für das gesamte Portfolio zurückzulegen.
- Das Risiko eines Portfolios mit mehreren Wohnungen auf dem Blatt Auswertung übersichtlich zusammenfassen.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
- Schritt 1 — Öffnen Sie die Datei und lesen Sie zuerst das Tabellenblatt Anleitung (Bild 3). Dort sehen Sie, welche Felder Sie manuell pflegen und welche Werte automatisch ausgewertet werden.
- Schritt 2 — Wechseln Sie zum Blatt Mietausfallrisiko (Bild 1) und tragen Sie pro Mietverhältnis eine laufende Nummer, den Mieternamen sowie Objekt und Adresse ein.
- Schritt 3 — Erfassen Sie Wohnfläche, Kaltmiete und Nebenkosten. Prüfen Sie, ob die daraus abgeleitete Warmmiete mit dem Mietvertrag und dem letzten Zahlungseingang übereinstimmt.
- Schritt 4 — Ergänzen Sie Mietbeginn, Bonitäts-Score von 0 bis 100 und die Zahlungsverzugstage der vergangenen 12 Monate. Verwenden Sie für die Kaution die Auswahl Ja oder Nein und tragen Sie die Kautionshöhe in Euro ein.
- Schritt 5 — Kontrollieren Sie die automatisch ermittelten Felder Risikoklasse, Ausfallwahrscheinlichkeit, erwarteter Mietausfall pro Jahr und empfohlene Rücklage. Ein Score von 38 mit 45 Verzugstagen verdient eine andere Prüfung als ein Score von 90 ohne Verzug.
- Schritt 6 — Öffnen Sie das Blatt Auswertung (Bild 2), um die Risikoverteilung und die finanziellen Auswirkungen des Portfolios zu prüfen. Übernehmen Sie die Rücklagenplanung anschließend in Ihre Liquiditätsübersicht.
Enthaltene Funktionen
So nutzen Vermieter die Kalkulation für ihr Mietausfallrisiko
Vom privaten Vermieter bis zum Mehrfamilienhaus
Die Tabelle richtet sich an den privaten Vermieter mit einer Eigentumswohnung ebenso wie an Eigentümer mehrerer Wohnobjekte. Besonders nützlich wird sie vor der jährlichen Rücklagenplanung, bei einem neuen Mietvertrag und immer dann, wenn sich Zahlungsverzug oder Bonitätsdaten verändern.
Ein Vermieter mit drei Wohnungen zu jeweils 800,00 € Kaltmiete erzielt 28.800,00 € Jahreskaltmiete. Bei einer angenommenen Ausfallwahrscheinlichkeit von 3 % ergibt sich ein rechnerisches Risiko von 864,00 € pro Jahr. Die Rücklage sollte aber nicht blind aus diesem Durchschnittswert entstehen: Ein Mieter mit 45 Verzugstagen und einem Bonitäts-Score von 38 benötigt eine engere Prüfung als ein Mieter mit Score 90 und null Verzugstagen.
Die drei Tabellenblätter im praktischen Ablauf
Auf dem Blatt Mietausfallrisiko (Bild 1) stehen die Eingaben und Ergebnisse nebeneinander. Sichtbar sind unter anderem Mieter, Objekt / Adresse, Wohnfläche m², Kaltmiete €, Nebenkosten €, Warmmiete €, Mietbeginn, Bonitäts-Score (0-100), Zahlungsverzug Tage (12 Mon.), Kaution hinterlegt und Kautionshöhe €.
Das Blatt Auswertung (Bild 2) verdichtet die Einzelwerte für das gesamte Portfolio. Dort prüfen Sie, ob wenige auffällige Mietverhältnisse den Großteil des erwarteten Ausfalls verursachen. Das Blatt Anleitung (Bild 3) ist beim ersten Befüllen und bei der Übergabe an eine weitere Person die richtige Anlaufstelle.
Wann die Prüfung besonders wichtig ist
Beim Einzug sollten Sie die Daten aus Mietvertrag, Selbstauskunft und Kautionsnachweis vollständig übernehmen. Bei monatlichen Zahlungseingängen genügt eine kurze Aktualisierung der Verzugstage; bei drei Wohnungen sind dafür meist weniger als 15 Minuten erforderlich. Für ein Mehrfamilienhaus mit 20 Einheiten lohnt sich die monatliche Pflege am gleichen Termin wie die Kontrolle der Mieteingänge.
Welche Regeln bei Mietkaution und Zahlungsausfall gelten
Mietkaution und offene Forderungen sauber trennen
Die Mietkaution darf nach § 551 BGB höchstens drei monatliche Nettokaltmieten betragen. Bei 780,00 € Kaltmiete liegt die Obergrenze somit bei 2.340,00 €; Nebenkosten gehören nicht in diese Berechnung. Im Blatt Mietausfallrisiko wird deshalb die Kautionshöhe separat von Kaltmiete und Warmmiete geführt.
Die Kaution ist kein laufender Einnahmeposten und ersetzt keine sorgfältige Bonitätsprüfung. Bei 950,00 € Kaltmiete wären maximal 2.850,00 € zulässig. Ein erwarteter Mietausfall von 1.500,00 € kann damit zwar teilweise abgesichert sein, doch die Auszahlung setzt eine berechtigte Forderung und die Beendigung des Mietverhältnisses voraus.
Bonität ist ein internes Risikomodell
Der Bonitäts-Score von 0 bis 100 ist in dieser Datei ein Planungswert, keine gesetzliche Einstufung und keine verbindliche Vorhersage. Für die Vermieterauswahl dürfen Sie nur zulässige und erforderliche Informationen verwenden; sensible Daten gehören nicht unkontrolliert in eine frei geteilte Excel-Datei.
Meine klare Präferenz lautet: Bewerten Sie Bonitäts-Score und tatsächliches Zahlungsverhalten gemeinsam, statt nur auf eine Auskunft zu schauen. Ein Score von 82 bei null Verzugstagen ist in der laufenden Verwaltung belastbarer als ein guter Score ohne aktuelle Zahlungshistorie. Die 12-Monats-Spalte schafft dafür einen festen Beobachtungszeitraum.
Verzug, Mahnung und Dokumentation
Bei Mietrückständen sollten Zahlungseingang, Fälligkeit, Mahnung und offene Summe getrennt dokumentiert werden. Zwei Monatsmieten Rückstand bei 900,00 € Kaltmiete entsprechen bereits 1.800,00 €; die Warmmiete kann wegen der Nebenkosten höher sein, ist aber nicht automatisch die Grundlage jeder mietrechtlichen Bewertung.
Die Tabelle ersetzt weder Mietvertrag noch Mahnwesen. Sie liefert Ihnen eine belastbare Priorisierung: Ein Mietverhältnis mit 20 Verzugstagen und fehlender Kaution gehört in die nächste Prüfung, während ein vollständig zahlendes Mietverhältnis mit 0 Verzugstagen zunächst keine zusätzliche Rückstellung erfordert.
Wo die Mietausfallrechnung Vermieter finanziell täuscht
Ein einzelner Ausfall kann die Jahresplanung kippen
Der häufigste Denkfehler ist die Betrachtung der Kaltmiete ohne Leerstand, Rechtskosten und laufende Finanzierung. Bei 1.100,00 € Kaltmiete kostet bereits ein dreimonatiger Ausfall 3.300,00 €; bei zusätzlichen 600,00 € für Rechtsanwalt, Gerichtsvollzieher und notwendige Renovierung steigt die Belastung auf 3.900,00 €.
Eine pauschale Rücklage von 1 % der Jahreskaltmiete wäre bei 13.200,00 € Jahreskaltmiete nur 132,00 € und damit offensichtlich zu niedrig für dieses Szenario. Die Vorlage zwingt Sie, das Risiko je Mieter und nicht nur als Durchschnitt des Hauses zu betrachten.
Falsche Eingaben verfälschen die Risikoklasse
In der Praxis werden Kaltmiete und Warmmiete verwechselt oder die Nebenkosten doppelt eingetragen. Bei 780,00 € Kaltmiete und 210,00 € Nebenkosten beträgt die Warmmiete 990,00 €. Wird stattdessen 1.770,00 € eingetragen, ist der erwartete Ausfall um 780,00 € pro betroffenem Monat zu hoch.
Auch die Verzugstage müssen einen klaren Zeitraum haben. Tragen Sie nicht pauschal 45 Tage ein, weil der Mieter einmal verspätet gezahlt hat, sondern zählen Sie die dokumentierten Tage innerhalb der letzten 12 Monate. Ich bevorzuge diese feste Zeitspanne gegenüber einer unbestimmten Einschätzung, weil sie Mieter vergleichbar macht.
Kaution nicht als sichere Liquidität verbuchen
Ein weiterer Fehler besteht darin, die Kaution vollständig als sofort verfügbare Rücklage abzuziehen. Bei 2.340,00 € Kaution und 3.000,00 € Forderung verbleibt rechnerisch eine Lücke von 660,00 €; zusätzlich können Fristen, Abrechnung der Betriebskosten und Streit über Schäden die Verwertung verzögern.
Fehlt die Kaution, muss die empfohlene Rücklage höher ausfallen. Der Datensatz von Andreas Schneider zeigt mit Score 38, 45 Verzugstagen und dem Kautionsstatus Nein genau den Fall, bei dem ein niedriger erwarteter Wert nicht mit einer sicheren Absicherung verwechselt werden darf.
Von der Risikoliste zur festen Monatsroutine
Ein fester Termin verhindert veraltete Werte
Verknüpfen Sie die Pflege des Blatts Mietausfallrisiko mit dem monatlichen Abgleich der Mieteingänge, zum Beispiel am fünften Werktag. Bei fünf Mietverhältnissen reichen meist 20 Minuten: Zahlungseingang prüfen, Verzugstage aktualisieren, neue Kautionsdaten ergänzen und auffällige Risikoklassen markieren.
Für die jährliche Planung kopieren Sie die Datei erst nach einer abgeschlossenen Prüfung. Bewahren Sie die Version mit Standdatum auf, damit Sie im Juli 2026 nachvollziehen können, welche Einschätzung und welche Rücklage damals für eine Wohnung angesetzt wurden.
Wenige Eingaberegeln sparen spätere Korrekturen
- Nutzen Sie für Kaution hinterlegt konsequent die Auswahl Ja oder Nein und schreiben Sie nicht zusätzlich wahr, vorhanden oder bezahlt.
- Tragen Sie Beträge wie 780,00 € als Zahlen ein, nicht als Text mit handgeschriebenem €-Zeichen.
- Kontrollieren Sie bei jeder Änderung von Kaltmiete oder Nebenkosten die Warmmiete und die erwartete Ausfallhöhe.
- Setzen Sie einen Monatskalendertermin für Mietrückstände von mehr als 7 Tagen und einen zweiten Termin für die Portfolioauswertung.
Das Blatt Auswertung (Bild 2) sollte bei diesem Termin immer mitgeprüft werden. Eine einzelne Wohnung mit 3.300,00 € möglichem Dreimonatsausfall kann in einem kleinen Portfolio wichtiger sein als zehn unauffällige Datensätze zusammen.
Wann Excel nicht mehr genügt
Bei bis zu etwa 20 Einheiten ist die Vorlage bei sauberer Pflege meist überschaubar. Ab 50 Mietverhältnissen, mehreren Benutzern oder laufenden Mahn- und Dokumentationsprozessen ist eine Hausverwaltungssoftware sinnvoller, weil Rechteverwaltung, Zahlungsschnittstellen und revisionssichere Historien dann stärker zählen als die schnelle Excel-Eingabe.
Häufige Fragen zu dieser Vorlage