Leerstandskosten Excel - Kostenlose Vorlage

1. Öffnen Sie das Tabellenblatt Leerstandserfassung und prüfen Sie zunächst die vorhandenen Beispielzeilen. Bild 1 zeigt den Aufbau von Nr. und Einheit bis zu Status.
2. Tragen Sie für jede betroffene Wohnung Einheit, Adresse, Stadt und Wohnfläche in m² ein. Verwenden Sie pro Leerstandsfall eine eigene Zeile, wenn sich Zeiträume oder Ursachen unterscheiden.
3. Erfassen Sie die monatliche Sollmiete Kalt sowie Leerstand Beginn und Leerstand Ende im Format TT.MM.JJJJ. Bei einer noch freien Wohnung lassen Sie das Enddatum zunächst offen.
4. Kontrollieren Sie die berechneten Leerstandstage und Leerstandsmonate. Vergleichen Sie den Mietausfall mit der Kaltmiete; bei 780 € Monatsmiete und 65 Leerstandstagen entsteht bereits ein erheblicher Ertragsverlust.
5. Ergänzen Sie Nebenkosten während des Leerstands, Renovierungskosten und Vermarktungskosten in Euro. Dazu gehören beispielsweise Inserate, Maklerleistungen oder Material für die Wiederherstellung.
6. Wählen Sie den passenden Grund und Status. Nutzen Sie etwa Mieterwechsel, Renovierung, Vermarktung oder Sanierung, damit die Auswertung später nicht durch unterschiedliche Schreibweisen verfälscht wird.
7. Öffnen Sie das Blatt Auswertung, Bild 2, und prüfen Sie Summen sowie die Verteilung der Leerstandskosten. Lesen Sie anschließend im Blatt Anleitung, Bild 3, die Hinweise zur weiteren Nutzung nach.

Vom Mieterwechsel bis zur Sanierung

Ein privater Vermieter mit drei Wohnungen nutzt die Tabelle meist direkt nach der Wohnungsübergabe. Bei 800 € Kaltmiete und 45 Tagen ohne Nachmieter beträgt der rechnerische Mietausfall rund 1.200 €; kommen 350 € Renovierung und 120 € Inseratskosten hinzu, kostet der Leerstand 1.670 €.

Im Blatt Leerstandserfassung werden solche Fälle nicht nur als Gesamtbetrag gespeichert. Die Spalten Einheit, Adresse, Stadt und Wohnfläche zeigen, welche Wohnung betroffen ist. Beginn und Ende machen sichtbar, ob die Vermarktung 20 Tage oder eine Sanierung 90 Tage gedauert hat. Bild 1 zeigt diese Eingabemaske mit dunkelgrüner Kopfzeile und getrennten Kostenfeldern.

Portfolio, WEG und Kapitalanlage

Eigentümer eines Mehrfamilienhauses können die Ursachen über Grund und Status vergleichen. Bei zwölf WEG-Einheiten ist das besonders hilfreich, wenn zwei Wohnungen nach einem Mieterwechsel leer stehen, während eine dritte wegen eines Beschlusses zur Sanierung nicht vermietet werden kann. Die Tabelle trennt dabei den individuellen Mietausfall von Kosten des konkreten Leerstands.

Ein Kapitalanleger prüft die Zahlen häufig beim Objektkauf. Kostet eine Wohnung 250.000 € und erzielt 12.000 € Jahreskaltmiete, entsprechen sechs Wochen Leerstand etwa 1.385 € entgangener Kaltmiete. Für die Renditebetrachtung ist dieser Betrag zusammen mit nicht umlagefähigen Nebenkosten und Instandhaltung realistischer als eine Rechnung mit zwölf voll vermieteten Monaten.

Das Blatt Auswertung, Bild 2, bündelt die erfassten Werte für den schnellen Vergleich. Das Blatt Anleitung, Bild 3, dient als Nachschlagehilfe, wenn Sie nach Monaten neue Fälle ergänzen oder einen laufenden Leerstand aktualisieren.

Werbungskosten trotz leerer Wohnung

Leerstand beendet den steuerlichen Zusammenhang mit der Vermietung nicht automatisch. Nach § 9 EStG können Aufwendungen grundsätzlich als Werbungskosten relevant sein, wenn Sie die Wohnung ernsthaft und nachvollziehbar zur Vermietung anbieten. Deshalb sollten Beginn, Vermarktungsmaßnahmen, Rechnungen und der Status in der Excel-Datei zusammenpassen.

Ein Beispiel: Bei 900 € monatlicher Kaltmiete, 70 Tagen Leerstand und 240 € Inseratskosten ergibt sich ein Mietausfall von ungefähr 2.100 € zuzüglich der Vermarktungskosten. Die Tabelle ersetzt keine Steuererklärung oder Anlage V, liefert aber eine geordnete Objektübersicht für die Zuordnung von Aufwendungen.

Umlage, Eigennutzung und Renovierung unterscheiden

Nebenkosten während des Leerstands sind nicht automatisch auf einen früheren oder künftigen Mieter umlegbar. Die BetrKV betrifft umlagefähige Betriebskosten im Mietverhältnis; Verwaltung, Instandhaltung und viele Leerstandskosten gehören nicht in eine Mieternachzahlung. Meine klare Empfehlung: Erfassen Sie alle Beträge zunächst vollständig, markieren Sie die steuerliche oder mietrechtliche Einordnung aber getrennt von der reinen Kostenhöhe.

Bei einer Renovierung müssen Sie außerdem zwischen Erhaltungsaufwand und Herstellungskosten unterscheiden. Überschreiten Instandsetzungs- und Modernisierungsarbeiten innerhalb der ersten drei Jahre nach dem Kauf zusammen mit weiteren Aufwendungen die 15-%-Grenze der Gebäudeanschaffungskosten, kann eine Aktivierung statt sofortiger Abzug erforderlich sein.

Für die Jahresauswertung sollten Sie Kosten nach Datum und Anlass ordnen. Ein Leerstand von 01.04.2026 bis 31.05.2026 umfasst 61 Kalendertage; ein offenes Enddatum darf nicht versehentlich als abgeschlossener Zeitraum behandelt werden. Genau dafür ist die Trennung von Beginn, Ende, Status und Grund fachlich sinnvoller als eine einzige Notizspalte.

Ein offenes Enddatum wird zum falschen Abschluss

Der häufigste operative Fehler ist ein fehlendes oder falsch eingegebenes Leerstand-Ende. Eine Wohnung mit 1.100 € Kaltmiete bleibt ab 15.02.2026 leer; wird der Zeitraum im Juni nicht aktualisiert, fehlen schnell mehr als 4.000 € Mietausfall in der Jahresübersicht. Prüfen Sie deshalb monatlich alle Statuswerte mit laufend oder offen.

Ein zweiter Fehler ist die Vermischung von Mietausfall und tatsächlichen Rechnungen. Bei 800 € entgangener Monatsmiete, 600 € Malerarbeiten und 180 € Maklerkosten beträgt der wirtschaftliche Leerstandsaufwand 1.580 €, aber nur 780 € davon sind zusätzliche Ausgaben. Für die Rendite und für die Liquiditätsplanung müssen beide Sichtweisen getrennt bleiben.

Nicht umlagefähige Positionen landen in der falschen Abrechnung

Verwaltungsgebühren, Instandhaltungsrücklage und Reparaturen werden in der Praxis gelegentlich als Nebenkosten Leerstand erfasst und später gedankenlos auf den Mieter übertragen. Bei 12 Wohnungen und 150 € falsch zugeordneten Kosten je Einheit wären 1.800 € angreifbar. Die Excel-Liste sollte deshalb als Eigentümerauswertung dienen, nicht als automatische Nebenkostenabrechnung.

Leerstand wird bei der Rendite unterschlagen

Eine Bruttomietrendite von 4,8 % bei 250.000 € Kaufpreis und 12.000 € Jahreskaltmiete klingt zunächst solide. Zwei Monate Leerstand reduzieren die Einnahmen jedoch um 2.000 €; zusätzlich drücken 1.500 € Renovierung und 600 € Kaufnebenkosten für die Wiedervermietung den tatsächlichen Cashflow.

Meine klare Präferenz: Erfassen Sie den Leerstand pro Einheit und Zeitraum, nicht nur als Jahrespauschale. So erkennen Sie, ob die Ursache ein zu hoher Mietpreis, eine langsame Sanierung oder eine schwache Vermarktung ist, und können die Kosten in Euro statt nur in Prozent bewerten.

Ein fester Termin verhindert vergessene Kosten

Legen Sie die Pflege auf den ersten Werktag nach den Mieteingängen. Prüfen Sie dann jede Einheit mit offenem Status, tragen Sie neue Rechnungen ein und vergleichen Sie die aktuelle Sollmiete mit dem letzten Vermietungsstand. Bei acht Einheiten dauert dieser Monatscheck meist weniger als 20 Minuten, verhindert aber unbemerkte Kosten über mehrere Monate.

Kopieren Sie für 2027 nicht die gesamte Datei ungeprüft, sondern speichern Sie eine Jahreskopie und kontrollieren Sie offene Leerstände. Das Startdatum 01.12.2026 darf bei einem laufenden Fall nicht automatisch als abgeschlossen gelten. Bild 2 hilft bei der Kontrolle der Summen; Bild 3 beschreibt die vorgesehene Eingabelogik.

Einheitliche Eingaben sparen spätere Korrekturen

• Verwenden Sie immer das Datumsformat TT.MM.JJJJ und erfassen Sie Beträge als Eurowerte, nicht als Text mit handgeschriebenem €-Zeichen.
• Nutzen Sie bei Grund und Status stets dieselben Begriffe. Eine einheitliche Schreibweise macht die Auswertung von Mieterwechsel und Sanierung belastbar.
• Prüfen Sie am Monatsende, ob Mietausfall, Nebenkosten, Renovierung und Vermarktung vollständig belegt sind.

Für wenige Wohnungen ist Excel die praktischere Lösung als eine umfangreiche Hausverwaltungssoftware. Wächst Ihr Bestand jedoch auf mehrere Dutzend Einheiten, bearbeiten mehrere Personen dieselben Fälle oder benötigen Sie automatisierte Mahnungen, Belegarchivierung und Zugriffsrechte, ist der Wechsel sinnvoll. Bis dahin bleibt die Vorlage eine klare Arbeitsliste: ein Fall, eine Zeile, ein nachvollziehbarer Kostenstand.